- "EUDR-software" is een overvolle, verwarrende categorie — de meeste producten zijn een spreadsheet, een bosbouw-CoC-tool, of een horizontaal ESG-platform waar het woord "EUDR" aan de homepage is toegevoegd.
- De daadwerkelijke indiening — de Due Diligence Statement en de bijbehorende geolocatie — gebeurt in het TRACES-systeem van de EU, dat gratis is. Geen enkele leverancier dient dit voor u in. Software verdient haar bestaansrecht door de gegevens achter de DDS aantoonbaar en direct opvraagbaar te maken.
- Voor een zagerij is de echte test de traceerbaarheid op de zagerijvloer: kunt u een uitgaand pak terugleiden naar de ingekomen boomstam, de leverancier en het DDS-referentienummer — vijf jaar lang, op aanvraag?
- Spreadsheets doorstaan de demo, maar falen bij de audit. Ze kunnen geen ononderbroken keten door het zagen en drogen aantonen.
- We beoordelen tools op zes aankoopcriteria en laten vervolgens eerlijk zien waar SawmillSmart Inventory past — en waar het bewust ophoudt.
- Deadline: 30 dec. 2026 voor zagerijen van elke omvang — hout viel al onder de EUTR, dus de datum van juni 2027 voor kleine bedrijven geldt hier niet.
"EUDR-software" is vier verschillende dingen
Zoek op "EUDR compliance software" en u krijgt vijftig resultaten die er identiek uitzien maar volledig verschillende taken uitvoeren. Voordat u prijzen vergelijkt, splitst u de categorie eerst op naar wat het werkelijk is.
Die verwarring is kostbaar, want als u de verkeerde laag koopt, faalt u alsnog bij de audit — u heeft dan alleen eerst geld uitgegeven. Er zijn vier verschillende soorten tools die onder de vlag "EUDR" worden verkocht:
| Type | Wat het daadwerkelijk doet | Wat het niet doet |
|---|---|---|
| Het TRACES-portaal zelf | Het gratis overheidssysteem van de EU waarin u zich registreert en de DDS indient, de geolocatie van de oogst tekent of uploadt, en een referentienummer ontvangt. | Verzamelt, structureert of bewaart de onderliggende molengegevens niet. Het is het indieningsloket, niet uw administratie. |
| Horizontale ESG-/supply-chainplatforms | Risicoscoring, leveranciersenquêtes, documentbibliotheken voor veel grondstoffen (soja, cacao, vee, hout). | Begrijpen zelden wat een boomstam, een pak, een droogbatch of een uitvalpercentage is. Gebouwd voor inkoop, niet voor de zaaglijn. |
| Bosbouw-chain-of-custody-tools | Volgen gecertificeerd volume (FSC/PEFC) op het niveau van het bosperceel voor certificeringsaudits. | Houden op bij uw poort. Ze volgen een batch niet door het zagen en drogen binnen de zagerij. |
| Inventaris- en traceerbaarheidsapps voor de zagerijvloer | Leggen de intake vast, koppelen de DDS-referentie aan een partij, en behouden traceerbaarheid door elke zaagsnede en elk pak heen — precies het operationele record waar een auditor om vraagt. | Vervangen de TRACES-indiening of uw risicobeoordeling niet; ze maken die wel aantoonbaar. |
Een zagerij heeft het vierde type nodig — plus TRACES (dat gratis is). De fout die zagerijen maken, is het tweede of derde type kopen, ervan uitgaan dat dit de zagerijvloer dekt, en bij de audit ontdekken dat de keten breekt zodra een boomstam de zaag raakt.
Waar u op moet letten: 6 aankoopcriteria
Haal de marketing weg en een EUDR-tool voor een zagerij wordt op zes punten beoordeeld. Beoordeel elke optie die u overweegt aan de hand van deze lijst — het is dezelfde maatstaf die wij zouden gebruiken.
| # | Criterium | Waarom het de audit bepaalt |
|---|---|---|
| 1 | Traceerbaarheid op partijniveau door het hele proces | De lastigste vraag van de auditor is: "traceer dit pak terug naar de boomstam en de DDS." Als de tool de draad kwijtraakt bij het zagen of drogen, doet de rest er niet meer toe. |
| 2 | Koppeling met DDS-referentie | Elke partij moet het DDS-referentienummer stroomopwaarts dragen (of uw eigen nummer). Het record moet product → leverancier → DDS koppelen, niet op aparte plekken opslaan. |
| 3 | Vastleggen waar het werk gebeurt | Gegevens die op het inkoopterrein en bij het pakstation worden ingevoerd — op een telefoon, met handschoenen aan — zijn gegevens die daadwerkelijk kloppen. Herinvoeren op kantoor aan het eind van de week is waar fouten en gaten ontstaan. |
| 4 | 5 jaar opvraagbaar | 5 jaar EUDR-gegevens moeten worden bewaard en op verzoek snel worden geleverd. "Snel opvraagbaar" is een systeemvereiste, geen hoop op een archiefkast. |
| 5 | Bewijs, niet alleen velden | Foto's en documenten die aan het record zijn gekoppeld, maken van een bewering een bewijs. Een getal in een cel is een uitspraak; een foto bij de partij is bewijs. |
| 6 | Time-to-value en geen lock-in | U heeft maanden, geen jaren. Onboarding dezelfde dag, uw gegevens op elk moment exporteerbaar, geen jaarlijkse vastzetting — zodat een verkeerde keuze geen valstrik is. |
Spreadsheet vs. maatwerk: waar handmatige tracking faalt
Bijna elke zagerij begint met een spreadsheet, en voor een terrein met een handvol leveranciers kan dat voldoende lijken. Dat is het niet — en het faalpunt is specifiek en voorspelbaar.
Een spreadsheet slaat rijen op. EUDR vereist een keten: een ononderbroken schakel van de binnengekomen boomstam tot het vertrekkende pak, die de omslag overleeft van één boomstam naar vele planken over meerdere droogbatches. Die splitsing van één naar veel — het bepalende moment van een zagerij — is precies wat rijen in een sheet niet kunnen weergeven zonder handmatige administratie die onder productiedruk door niemand wordt bijgehouden.
| Bij de audit vraagt de auditor… | Spreadsheet | Speciaal gebouwde zagerij-app |
|---|---|---|
| "Traceer pak #4.372 terug naar de boomstam en de DDS-referentie." | Handmatig kruisverwijzen tussen tabbladen; vaak een doodlopend spoor na het zagen. | Eén record: boomstam → sneden → pakken, DDS-referentie gekoppeld. |
| "Toon het intakebewijs voor deze partij." | Foto's staan op iemands telefoon, niet gekoppeld. | Foto's rechtstreeks aan de partij gekoppeld. |
| "Lever alle records voor deze leverancier van de afgelopen 3 jaar." | Hopen dat niets is overschreven of lokaal opgeslagen. | Filteren en exporteren in seconden. |
| "Wie heeft deze rij bewerkt, en wanneer?" | Geen geschiedenis. | Gestructureerde, gedeelde records — dezelfde cijfers voor vloer en kantoor. |
SawmillSmart Inventory: een eerlijke rondleiding
SawmillSmart Inventory is een mobile-first inventaris- en chain-of-custody-app, gebouwd voor kleine en stationaire zagerijen die EUDR-klare gegevens nodig hebben zonder ERP. Hieronder precies wat het doet, in de volgorde waarin een boomstam door uw zagerij beweegt — en we zijn precies over waar het ophoudt, want dat is hoe u beoordeelt of het bij u past.
1. Boomstam-intake, op een telefoon
De operator legt de intake op het terrein vast vanaf een telefoon — zelfs met handschoenen aan, zelfs zonder bereik. De volledige workflow is offline-first: intake, pakscans, tracking van droogbatches en het doorbladeren van voorraad werken allemaal zonder internet en synchroniseren automatisch zodra er weer bereik is. De gegevens worden vastgelegd waar het hout daadwerkelijk aankomt, niet opnieuw ingevoerd op kantoor op vrijdag.
2. Leg de DDS-referentie vast bij de partij
Dit is de EUDR-kritieke stap, en het is de moeite waard om het duidelijk te zeggen: met Inventory kunt u het DDS-referentienummer aan een partij koppelen als onderdeel van de chain-of-custody. Het dient uw DDS niet in, en het registreert de geolocatie niet — dat gebeurt in TRACES (zie de volgende sectie). Wat Inventory u geeft, is de blijvende koppeling tussen de wettelijke referentie en het fysieke materiaal, zodat wanneer een auditor vraagt "welke DDS dekt dit pak?", het antwoord aan het record vastzit.
3. Traceerbaarheid door elke zaagsnede heen
Chain-of-custody wordt bijgehouden per houtsoort en project, met traceerbaarheid op partijniveau door elke zaagsnede heen. Wanneer één boomstam via droogbatches tot vele planken wordt, blijft de koppeling naar de oorspronkelijke partij — en de DDS-referentie ervan — behouden. Dit is het één-op-veel-probleem dat spreadsheets breekt, hier behandeld als het kernmodel van de gegevens in plaats van als handmatige administratie.
4. Fotobewijs, overal
U kunt foto's aan alles in de app koppelen — intake, pakken, droogbatches, voorraaditems — niet alleen bij de intake. Bewijs staat naast het record dat het onderbouwt, waardoor een veldwaarde iets wordt dat een auditor kan zien.
5. Vrachtbrieven en nette export
Inventory genereert een vrachtbrief-/factuurdocument dat de operator kan versturen voordat hij bij de klant vertrekt, en biedt CSV- en Excel-export voor de boekhouding en voor het op verzoek leveren van records. Alles staat in de moedertaal van de operator (door mensen gecontroleerde lokalisatie), waarbij operators op telefoons en het kantoor op het web dezelfde cijfers zien — geen afstemming aan het einde van de week.
Wat Inventory NIET doet (en waarom dat een pluspunt is)
De snelste manier om oneerlijke EUDR-marketing te herkennen, is een leverancier die beweert alles te doen. Hier houdt SawmillSmart Inventory bewust op — ken deze grenzen voordat u koopt, van ons of van wie dan ook:
| Niet inbegrepen | Waar het daadwerkelijk gebeurt |
|---|---|
| De DDS indienen of genereren | U dient de DDS zelf in, in het TRACES-systeem van de EU. Inventory bewaart het resulterende referentienummer. |
| Geolocatie/gps van oogstpercelen | Vastgelegd door de leverancier en ingevoerd in TRACES. Inventory tekent, brengt niet in kaart en legt geen perceelcoördinaten vast. |
| Risicobeoordeling en -beperking | Uw due-diligenceproces; de verordening vereist uw gedocumenteerde conclusie. |
| Zaagoptimalisatie/uitvalbeheer | Dat is een ander product — SawmillSmart Planning — niet Inventory. |
| ERP/boekhouding | De vrachtbrief is een gegenereerd document; Inventory exporteert naar uw boekhoudtools, maar is er zelf geen. |
Niets daarvan is een tekortkoming om voor te verontschuldigen — het is de grens tussen een eerlijke administratietool en een platform dat belooft dat compliance vanzelf verdwijnt. EUDR-compliance is uw verplichting als ondernemer; de juiste software maakt uw gegevens aantoonbaar, snel opvraagbaar en onmogelijk te verliezen. Het doet niet alsof het de toezichthouder is.
Checklist voor kopers
- Bepaal welke laag u werkelijk nodig heeft — traceerbaarheid op de zagerijvloer + TRACES, geen horizontaal ESG-platform.
- Doe de traceertest tijdens elke demo: vraag de leverancier om een uitgaand pak terug te leiden naar een boomstam en een DDS-referentie. Kijk waar het misgaat.
- Bevestig dat de invoer offline en mobiel is — op het terrein en bij het pakstation, niet opnieuw ingevoerd op kantoor.
- Controleer de export over 5 jaar — kunt u in seconden alle records voor één leverancier ophalen, en zijn de gegevens van u om mee te nemen?
- Controleer de bewijsafhandeling — foto's/documenten gekoppeld aan records, niet los opgeslagen.
- Eis snelle time-to-value en geen lock-in — start dezelfde dag, maandelijkse facturering, exporteerbare gegevens.
- Doe de EUDR-zelfcheck om in kaart te brengen welke van de 8 DDS-velden u al in huis heeft voordat u gaat winkelen.
Veelgestelde vragen
Is er software die mijn EUDR-DDS voor mij indient?
Nee — en wees op uw hoede voor elke leverancier die het tegendeel suggereert. De Due Diligence Statement wordt door de ondernemer zelf ingediend via het gratis TRACES-systeem van de EU, dat ook de geolocatie van de oogst afhandelt. Goede software vervangt die indiening niet; het organiseert de gegevens erachter zodat de verklaring aantoonbaar is en het onderbouwende bewijs vijf jaar lang opvraagbaar blijft.
Heb ik überhaupt EUDR-software nodig, of is het gratis TRACES-portaal genoeg?
TRACES is waar u indient, maar het verzamelt of bewaart de operationele gegevens van uw zagerij niet. Als een auditor u vraagt een specifiek pak terug te leiden naar de boomstam, leverancier en DDS-referentie, staat dat antwoord in uw eigen administratie — niet in TRACES. Een spreadsheet kan die records op zeer kleine schaal bevatten; een speciaal gebouwde app houdt ze bij wanneer één boomstam over droogbatches in vele pakken uiteenvalt.
Waarom falen spreadsheets bij een EUDR-audit?
Omdat EUDR een ononderbroken keten vereist, en het bepalende moment van een zagerij — één boomstam die via meerdere droogbatches tot vele planken wordt — een één-op-veel-relatie is die rijen in een sheet niet kunnen bewaren zonder handmatige administratie die onder productiedruk verslapt. De keten breekt doorgaans bij de zaag, en dat is precies waar de auditor kijkt.
Legt SawmillSmart Inventory gps-coördinaten vast bij de intake?
Nee. Inventory legt geen geolocatie vast. Coördinaten van oogstpercelen worden door de leverancier aangeleverd en in TRACES ingevoerd als onderdeel van de DDS. Wat Inventory wel doet, is het resulterende DDS-referentienummer bij elke partij bewaren en die koppeling behouden door het zagen, drogen en verpakken heen.
Wat kost SawmillSmart Inventory, en is er een contract?
€99 per zagerij per maand, excl. btw, self-service. U meldt zich in ongeveer vijf minuten aan, begint dezelfde dag met loggen, betaalt maandelijks zonder jaarlijkse vastzetting, en kunt uw gegevens op elk moment exporteren.
Wat is het verschil tussen SawmillSmart Inventory en SawmillSmart Planning?
Inventory is de mobile-first administratie- en EUDR-chain-of-custody-app voor de zagerijvloer. Planning is een aparte, sales-geleide cloudengine die zaagpatronen en meerweekse productie optimaliseert. Ze lossen verschillende problemen op; dit artikel gaat over Inventory.
- Europees Parlement en Raad. Verordening (EU) 2023/1115 — volledige tekst van de EU-Ontbossingsverordening.
- Europese Commissie. Informatiesysteem (TRACES) voor de Ontbossingsverordening.
- SawmillSmart. Due Diligence Statement voor zagerijen: 8 verplichte velden + indieningsgids.
- SawmillSmart. Dekt FSC-certificering EUDR? 5 hiaten die zagerijen moeten dichten.
- SawmillSmart. EUDR voor zagerijen: wat verandert er, wanneer, en hoe houdt u records bij.