How does the system decide which VAT rate to charge?

From your country and your customer's — not from a guess. A domestic sale uses your own standard rate (or your organization's override, if you've set one); a sale to another EU country where the customer has a VAT number on file is a reverse charge at 0%; a sale outside that group is treated as an export. If we don't have a standard rate on file for your country at all, the invoice refuses to generate at 0% — it asks you to set a rate first, because a silently zero-rated invoice is worse than one that admits it doesn't know.

What happens if a shipment is missing part of its DDS coverage?

You can still confirm it, but not silently. The shipment screen shows exactly how much of what you're sending is covered by a DDS reference before you confirm; if coverage is incomplete, confirming requires an explicit acknowledgement of the gap rather than either blocking you forever or letting it through unnoticed.

Can I invoice a customer without going through an order first?

Yes. Most invoices are generated straight from an order's lines, carrying the same species, dimensions, price and DDS references — but a standalone invoice with its own custom lines is also available, for a one-off charge that never went through the order-and-shipment flow.

Does the system tell me if I can promise a delivery date on a new order today?

No, not yet. Reserving packs shows what's covered by material that already exists on your yard right now — it is not a forecast against future production, and there's no available-to-promise calculation behind it. Whether you can commit to a date for stock you haven't cut yet is still a judgment call for whoever is taking the order.

Can I mark an invoice as paid and see when?

Yes — status moves from draft to sent to paid, with a payment date and reference recorded against it. One guard sits in front of "sent": the system checks that your company and bank details are filled in first, because an invoice missing them isn't a document your customer can actually pay against.

App voor bestellen, verzenden en factureren voor houtzagerijen - DDS gaat door naar de factuur

inventaris.sawmillsmart.com/orders

Order confirmed, packs reserved — desktop

Step 1

Bestelling bevestigd, pakketten gereserveerd

Een bestelling wordt opgebouwd uit lijnen (soorten, afmetingen, kwaliteit, vereist volume) en er worden pakketten voor gereserveerd naarmate de voorraad wordt vastgelegd.

Action: Een bestelling wordt opgebouwd uit regels (soorten, afmetingen, kwaliteitsklasse, vereist volume of aantal stuks, prijs) en pakketten die voor de bestelling zijn gereserveerd naarmate de voorraad wordt vastgelegd en weer worden vrijgegeven als de bestelling verandert.

Result: De bestelling laat precies zien hoeveel van wat beloofd is, wordt gedekt door pakketten die momenteel fysiek bestaan.

inventory.sawmillsmart.com/expeditions

Step 2

Zending opgehaald, DDS bijgevoegd

Pakketten die overeenkomen met de eigen regels van de bestelling worden aangeboden als verzendkandidaten, waarbij de totale DDS-dekking wordt weergegeven voordat iets de werf verlaat.

Action: Pakketten die overeenkomen met de eigen regels van de bestelling worden aangeboden als kandidaten voor de zending; de gepickte verpakkingen, de vervoerder, vrachtwagen en chauffeur worden hierin geregistreerd.

Result: Een zending met een bekend volume en een bekende totale waarde, en een DDS-dekkingscijfer dat niet te raden is; bevestiging met een hiaat vereist expliciete erkenning.

inventory.sawmillsmart.com/customers

Customer record with VAT and history — desktop

Step 3

Klantrecord bevat BTW en geschiedenis

Het land en het BTW-nummer van elke klant worden één keer geregistreerd; elke factuur voor die klant berekent automatisch het juiste tarief.

Action: Het land en het BTW-nummer van elke klant worden één keer geregistreerd in het klantenbestand en niet bij elke bestelling of factuur opnieuw getypt.

Result: Wanneer de factuur wordt gegenereerd, wordt het BTW-tarief en de reden dat dit van toepassing is (binnenlands, verlegging, export) berekend en nooit stilletjes op nul gelaten.

Wat verandert

Wat dit verwijdert.

Een tweede spreadsheet voor facturen

Was: verzonden volume bijgehouden op het ene blad, gefactureerde bedragen op een ander blad, maandelijks handmatig afgestemd, meestal nadat een klant vraagt waarom de cijfers niet overeenkomen. Nu: de factuur wordt rechtstreeks gegenereerd op basis van wat daadwerkelijk voor de zending is verzameld: dezelfde pakketten, dezelfde nummers, geen tweede vel om te synchroniseren.

Het BTW-tarief raden

Was: iemand checkt handmatig het land van een klant, zoekt het tarief op, of laat het op 0% staan en hoopt dat niemand vraagt waarom. Nu: de factuur vermeldt het tarief en de reden waarom het van toepassing is, berekend op basis van het land van de verkoper en de klant plus BTW-nummer – en weigert een tarief te verzinnen waarvan het geen gegevens heeft.

Het overtypen van de DDS-referentie op de factuur

Was: de conformiteitsreferentie die bij de levering is aangekomen, wordt met de hand gekopieerd naar het uitgaande papierwerk, als de reis überhaupt wordt gemaakt. Nu: de referentieketen die begon bij log inname komt vanzelf op de factuurregel terecht.

Specificatie

Wat wordt er opgenomen, waar is het zichtbaar, wat wordt geëxporteerd.

Bestellingen reserveren voorraad, zendingen bevestigen DDS-dekking, facturen berekenen BTW - van klant tot contant, elk één record.

inventaris.sawmillsmart.com/orders

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone — desktop

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone

Bestellingen reservevoorraad

Lijnen per soort, maatvoering, kwaliteitsklasse, benodigd volume; pakketten gereserveerd als voorraad wordt vastgelegd, vrijgegeven als de bestelling verandert.

Verzending bevestigt dekking

Geaggregeerde DDS-dekking voor alles in de vrachtwagen; bevestiging van onvolledige dekking vereist een expliciete bevestiging.

Factuur exporteert als PDF

In de eigen taal van de organisatie, waarbij de DDS-referentie voor elk regelitem en de BTW automatisch worden berekend.

Eerlijkheid sectie

Wat bestellingen en facturen niet doen — en waarom we niet doen alsof dit wel het geval is.

Voor nog niet bestaande voorraad beloven wij geen leverdatum.

Door pakketten te reserveren, kunt u zien wat er onder het materiaal valt dat zich momenteel al op uw terrein bevindt. Het is geen voorspelling voor de productie van volgende maand, en er zit geen 'available-to-promise'-berekening achter. Of u zich kunt vastleggen op een datum voor hout dat u nog niet hebt gekapt, is nog steeds een oordeel van degene die de bestelling aanneemt, en niet een getal dat het systeem voor u berekent.

Dit is geen algemene facturatie- of ERP-module.

Er zijn hier bestellingen en facturen om pakketten af te ronden die zijn begonnen bij de inname en door de fabriek zijn gegaan: één prijslijst, één btw-regel per verkoop, één valuta per organisatie. Als u facturering aan meerdere entiteiten, terugkerende abonnementen of een debiteurenworkflow na een vervaldatum en een status betaald/onbetaald nodig heeft, valt dit buiten de dekking.

FAQ

Vragen over bestellingen en facturen

Hoe bepaalt het systeem welk BTW-tarief in rekening wordt gebracht?

Uit uw land en dat van uw klant – niet op basis van een gok. Voor een binnenlandse verkoop wordt uw eigen standaardtarief gebruikt (of het aangepaste tarief van uw organisatie, als u dat heeft ingesteld); bij verkoop naar een ander EU-land waar de klant een BTW-nummer heeft geregistreerd, geldt een verlegging van 0%; een verkoop buiten die groep wordt behandeld als export. Als we voor uw land helemaal geen standaardtarief hebben geregistreerd, weigert de factuur een tarief van 0% te genereren. Er wordt u gevraagd eerst een tarief in te stellen, omdat een stilzwijgend nultarief slechter is dan een factuur die toegeeft dat hij het niet weet.

Wat gebeurt er als een zending een deel van de DDS-dekking mist?

Je kunt het nog steeds bevestigen, maar niet stilletjes. Op het verzendscherm ziet u precies hoeveel van wat u verzendt onder een DDS-referentie valt voordat u bevestigt; als de dekking onvolledig is, vereist bevestigen een expliciete erkenning van de kloof in plaats van je voor altijd te blokkeren of onopgemerkt door te laten.

Kan ik een klant factureren zonder eerst een bestelling af te ronden?

Ja. De meeste facturen worden rechtstreeks gegenereerd op basis van de regels van een bestelling, met dezelfde soort, afmetingen, prijs en DDS-referenties. Maar er is ook een op zichzelf staande factuur met eigen aangepaste regels beschikbaar, tegen een eenmalige vergoeding die nooit via de bestel- en verzendingsstroom is gegaan.

Vertelt het systeem mij of ik vandaag een leverdatum voor een nieuwe bestelling kan beloven?

Nee, nog niet. Door pakketten te reserveren, kunt u zien wat er onder het materiaal valt dat op dit moment al op uw terrein aanwezig is. Het is geen voorspelling voor de toekomstige productie, en er zit ook geen 'available-to-promise'-berekening achter. Of u zich kunt vastleggen op een datum voor aandelen die u nog niet hebt verlaagd, is nog steeds een oordeel voor degene die de bestelling aanneemt.

Kan ik een factuur als betaald markeren en zien wanneer?

Ja – de status gaat van concept naar verzonden naar betaald, met een betalingsdatum en referentie erbij. Bij 'verzonden' zit één bewaker: het systeem controleert eerst of uw bedrijfs- en bankgegevens zijn ingevuld, want een factuur waar deze ontbreken is geen document waar uw klant daadwerkelijk tegen kan betalen.

Op de factuur staat nog van welke levering deze afkomstig is.