- A Due diligence-verklaring (DDS) is de elektronische verklaring die u via het TRACES-systeem van de EU indient voordat u houtproducten op de EU-markt brengt.
- Deze moet bevatten: 8 categorieën informatie: identiteit van de exploitant, EORI-nummer, HS-code, productomschrijving, hoeveelheid, land van oogst, geolocatie van alle oogstpercelen en de conclusie van uw risicobeoordeling.
- Wie dient in: de "exploitant" — de entiteit die het product voor het eerst op de markt brengt. Heeft uw leverancier al ingediend, dan bent u een downstream-exploitant en geeft u alleen het referentienummer door.
- Bewaartermijn: alle DDS-gegevens moeten ten minste 5 jaar.
- Sancties bij het ontbreken ervan: boetes tot 4% van de jaarlijkse EU-omzet, inbeslagname van producten, uitsluiting van de markt.
- Deadline: 30 dec 2026 voor zagerijen van elke omvang — hout viel al onder de EUTR, dus de datum van juni 2027 voor kleine bedrijven geldt hier niet.
Wat is een due diligence-verklaring?
U hoort "EUDR" en "due diligence" al twee jaar in elke sectornieuwsbrief. Maar wanneer u daadwerkelijk gaat handelen, is de eerste vraag concreet: wat dien ik precies in, en waar?
De due diligence-verklaring (DDS) is het antwoord. Het is de formele elektronische verklaring die een exploitant indient via het TRACES-NT-informatiesysteem van de EU, voordat een onder de verordening vallend product — waaronder gezaagd hout, rondhout en zelfs houtsnippers — op de EU-markt wordt gebracht of vanuit de EU wordt geëxporteerd.
De DDS is geen eenmalig formulier. Het is het resultaat van een driestapsproces dat de verordening "due diligence" noemt:
- Informatie verzamelen. Verzamel gegevens over het product: wat het is, waar de grondstof is geoogst, wanneer en door wie.
- Risicobeoordeling. Beoordeel of er een risico bestaat dat het product samenhangt met ontbossing (na 31 dec 2020) of illegaal is geproduceerd.
- Risicobeperking. Is het risico niet verwaarloosbaar, neem dan aanvullende maatregelen — onafhankelijke audits, controle via satellietbeelden, verificatie van leveranciers — totdat het risico verwaarloosbaar wordt.
Pas wanneer alle drie de stappen zijn doorlopen — en u concludeert dat het product conform is — dient u de DDS in. Zie het als het bewijs van naleving: bewijs dat u het werk hebt gedaan, vastgelegd in een systeem dat de autoriteiten kunnen controleren.
Wie dient in: exploitant, handelaar of downstream?
De EUDR onderscheidt drie rollen. Uw verplichtingen — en of u überhaupt een DDS moet indienen — hangen af van welke rol u vervult.
| Rol | Definitie | DDS-verplichting |
|---|---|---|
| Exploitant | De entiteit die het product voor het eerst brengt op de EU-markt (import) of het vanuit de EU exporteert. | Volledige due diligence + indiening van de DDS. U verzamelt de gegevens, voert de risicobeoordeling uit en dient de DDS in via TRACES. |
| Handelaar | Een commerciële entiteit die een onder de verordening vallend product op de markt aanbiedt nadat het al door een exploitant op de markt is gebracht. | Geen indiening van een DDS. U verzamelt en bewaart het upstream DDS-referentienummer en geeft dit door aan uw klanten. |
| Downstream-exploitant | Een entiteit die een product op de markt brengt of exporteert dat al is gedekt door een bestaande DDS. | Geen indiening van een DDS. U registreert zich in het systeem, verzamelt het upstream DDS-referentienummer en handhaaft de traceerbaarheid. Er is geen aparte due diligence vereist. |
4 scenario's voor zagerijen — wie is de exploitant?
De abstracte definities worden concreet wanneer u ze afzet tegen de manier waarop zagerijen daadwerkelijk hout inkopen. Hieronder de vier meest voorkomende situaties:
| Scenario | Wie is de exploitant? | Uw DDS-verplichting |
|---|---|---|
| 1. U koopt rondhout van een vereniging van boseigenaren of een houtinkooporganisatie die al een DDS heeft ingediend. | De vereniging/inkooporganisatie | Downstream-exploitant. Verzamel en bewaar het DDS-referentienummer. Geen indiening vereist. |
| 2. U koopt staand hout rechtstreeks van een particuliere boseigenaar die niet heeft ingediend. | U (de zagerij) | Exploitant. U voert de volledige due diligence uit en dient de DDS zelf in. |
| 3. U importeert rondhout van buiten de EU. | U (de importeur) | Exploitant. Een volledige DDS is vereist voordat het product door de douane wordt vrijgegeven. |
| 4. U doet loonzagen — u zaagt hout van een ander als dienstverlening. | De houteigenaar | Valt niet onder de verordening. Dienstverlenende productie geldt niet als het op de markt brengen. Geen DDS, geen geolocatieverplichting voor u. |
De meeste EU-zagerijen vallen onder scenario 1 of 2. Doorslaggevend is of uw houtleverancier al heeft ingediend. Vraag dit — schriftelijk — na vóór december 2026.
De 8 verplichte velden (bijlage II)
Wanneer u wél de exploitant bent en moet indienen, vereist de DDS de volgende informatie (conform Verordening 2023/1115, bijlage II):
| # | Veld | Wat u invult | Waar u dit vandaan haalt |
|---|---|---|---|
| 1 | Naam en adres van de exploitant | De statutaire naam en het geregistreerde adres van uw bedrijf | Bedrijfsregistratie |
| 2 | EORI-nummer | Registratie- en identificatienummer voor marktdeelnemers (EORI) | Nationale douaneautoriteit |
| 3 | HS-/GN-code | Code van het Geharmoniseerd Systeem voor het product (bijv. 4407 voor gezaagd hout) | Gecombineerde Nomenclatuur van de EU |
| 4 | Productomschrijving | Tekstuele omschrijving met handelsnaam en houtsoort | Uw commerciële documentatie |
| 5 | Hoeveelheid | Nettogewicht, volume (m³) of aantal eenheden | Afleverbonnen/facturen |
| 6 | Land van productie | Land waar het hout is geoogst | Leveranciersverklaring / CoC |
| 7 | Geolocatie van oogstpercelen | GPS-punt (voor percelen <4 ha) of polygoongrenzen (voor percelen >4 ha) voor elk oogstperceel | Gegevens van leverancier/bosbeheer |
| 8 | Conclusie van de risicobeoordeling | Uw gedocumenteerde beoordeling dat het risico op ontbossing/illegaliteit verwaarloosbaar is | Uw due-diligenceproces |
In TRACES geeft u ook de productiedatum of -periode aan, en kunt u oogstgebieden op een kaart tekenen, coördinaten in bulk uploaden of locatiegegevens uit eerdere indieningen hergebruiken.
Download het DDS-werkblad en het leveranciersformulier — een gratis, kant-en-klaar werkboek dat deze velden dekt, plus de bewijschecklist van artikel 9, het geolocatieblad en de in-/uitgaande registers, zodat u deze tabel niet vanaf nul hoeft op te bouwen.
Hoe in te dienen: TRACES stap voor stap
Het EU-informatiesysteem voor de EUDR is gebouwd op TRACES-NT — hetzelfde platform dat wordt gebruikt voor sanitaire en fytosanitaire certificaten. Zo werkt het indieningsproces:
- Registreer uw bedrijf in TRACES-NT (eenmalige instelling). U heeft uw EORI-nummer nodig en een bedrijfsbeheerder met een EU Login-account.
- Maak een nieuwe DDS aan. Selecteer het producttype, voer de HS-code, productomschrijving en hoeveelheid in.
- Voeg geolocatiegegevens toe. Drie opties: gebieden tekenen op de ingebouwde kaart, coördinaten handmatig invoeren, of in bulk uploaden (CSV/GeoJSON). U kunt ook locaties uit eerdere DDS-indieningen hergebruiken.
- Voltooi de risicobeoordeling. Documenteer uw conclusie — verwaarloosbaar of niet-verwaarloosbaar risico. Bij een niet-verwaarloosbaar risico moet u de getroffen beperkende maatregelen beschrijven.
- Dien de DDS in. Het systeem genereert een uniek referentienummer. Dit nummer volgt het product door de toeleveringsketen — geef het door aan elke downstream-koper.
Eén DDS kan meerdere zendingen dekken en kan zelfs jaarlijks worden ingediend als de producten dezelfde herkomst en hetzelfde risicoprofiel delen. Het systeem ondersteunt ook een machine-to-machine API voor exploitanten met grote volumes die de indiening willen automatiseren.
Vereenvoudigde verklaring voor kleine/micro-primaire producenten
Bent u een kleine of micro-primaire producent (bijvoorbeeld een kleine boseigenaar die rondhout verkoopt), dan kunt u een vereenvoudigde verklaring indienen onder bijlage III in plaats van de volledige DDS. Belangrijk verschil: aan de geolocatievereiste kan worden voldaan met uw bedrijfsadres in plaats van GPS-gegevens op perceelniveau, en u ontvangt een eenmalig identificatienummer. Dit is niet van toepassing op zagerijen of handelaren — alleen op primaire producenten op bosniveau.
Wat u moet bewaren en hoe lang
De EUDR verplicht u alle due-diligencedocumentatie ten minste 5 jaar te bewaren vanaf de datum waarop het product op de markt is gebracht. Dit omvat:
- De DDS zelf (of het referentienummer als u downstream bent)
- Geolocatiegegevens voor alle oogstpercelen
- Leveranciersverklaringen en certificaten (FSC/PEFC, legaliteitsdocumenten)
- Documentatie van risicobeoordeling en bewijs van beperkende maatregelen
- Afleverbonnen, facturen en hoeveelheidsgegevens die aan de DDS zijn gekoppeld
Het formaat is vrij te kiezen. De verordening schrijft geen specifiek opslagsysteem voor — papier, ERP, cloud of een speciale compliancetool werken allemaal. De vereiste is snelle opvraagbaarheid: als een bevoegde autoriteit om een DDS en de onderliggende documenten vraagt, moet u deze snel kunnen overleggen.
Voor een zagerij die 200.000 m³/jaar verwerkt van meer dan 50 leveranciers, betekent "snelle opvraagbaarheid" in de praktijk een digitaal systeem. Spreadsheets werken op kleine schaal, maar schieten tekort zodra een auditor vraagt pak #4.372 terug te herleiden naar het oogstperceel en de DDS-referentie.
Mini-case: een Scandinavische naaldhoutzagerij
Een bestaande naaldhoutzagerij in Scandinavië — ~80.000 m³ jaarlijkse aanvoer, die inkoopt bij een regionale vereniging van boseigenaren en 12 particuliere boseigenaren — bracht in Q1 2026 haar DDS-verplichtingen in kaart:
| Bron | Volumeaandeel | Wie dient de DDS in? | Verplichting van de zagerij |
|---|---|---|---|
| Vereniging van boseigenaren | ~70% | De vereniging (exploitant) | Downstream: verzamel en bewaar het DDS-referentienummer per levering |
| 12 particuliere boseigenaren | ~30% | De zagerij (eerste plaatser) | Exploitant: verzamel GPS-gegevens van elke eigenaar, voer de risicobeoordeling uit, dien de DDS in |
Resultaat: voor 70% van de aanvoer is het werk van de zagerij administratief — een referentienummer bewaren. Voor de resterende 30% moest de zagerij een eenvoudig intakeproces opzetten: een formulier van één pagina voor boseigenaren met GPS-coördinaten, houtsoort en oogstdatum. Binnen 8 weken hadden alle 12 eigenaren de gegevens aangeleverd. De zagerij diende in mei 2026 haar eerste DDS in TRACES in, als test.
Het moeilijkste onderdeel: particuliere boseigenaren uitleggen waarom zij GPS-gegevens moesten aanleveren — hetzelfde knelpunt dat we in elke markt zien. Een toelichtende brief van één pagina, meegestuurd met het koopcontract, loste dit op voor 10 van de 12 eigenaren. De overige twee waren via een telefoongesprek nodig.
Wat gebeurt er als u niet indient
De EUDR is geen richtlijn — het is een verordening met tanden. Sancties worden per EU-lidstaat vastgesteld, maar moeten aan een minimumnorm voldoen:
- Boetes tot ten minste 4% van de jaarlijkse EU-omzet. Dit is het minimumplafond; lidstaten kunnen hoger vaststellen.
- Inbeslagname van producten — goederen kunnen aan de grens of op het verkooppunt in beslag worden genomen.
- Tijdelijke uitsluiting van overheidsopdrachten — overheidscontracten worden onbereikbaar.
- Strafrechtelijke aansprakelijkheid bij ernstige of herhaalde overtredingen, afhankelijk van de nationale wetgeving.
Het meest directe operationele risico voor de meeste zagerijen is niet de boete — het is blokkering van zendingen. Ontbreekt bij de douane een geldige DDS-referentie voor uw product, dan wordt het niet vrijgegeven. Wachtgeld, vertraagde leveringen en verloren contracten zijn het gevolg.
Bevoegde autoriteiten worden al aangewezen in de lidstaten: de BLE in Duitsland, Ruokavirasto in Finland, MITECO in Spanje, Masaf in Italië, Skogsstyrelsen in Zweden. Elk van deze zal controles uitvoeren — en kan op elk moment binnen de bewaartermijn van 5 jaar uw DDS en onderliggende documenten opvragen.
Wat dit NIET is
- Dit is geen formulier dat u eenmalig invult en dan vergeet. Telkens wanneer u een nieuw product op de markt brengt uit een nieuwe bron, of uit een bron waarvan het risicoprofiel is gewijzigd, heeft u een nieuwe of bijgewerkte DDS nodig.
- Dit is geen vervanging van certificering. Een DDS is een wettelijke indiening, geen vrijwillige certificering. FSC/PEFC-certificering helpt bij uw risicobeoordeling, maar de DDS zelf blijft uw verplichting als exploitant. (Zie ons artikel over FSC versus EUDR voor het volledige overzicht.)
- Dit is geen juridisch advies. Wij vatten publiek beschikbare regelgeving samen. Raadpleeg voor uw specifieke toeleveringsketen — vooral bij import uit hoogrisicolanden — een compliancespecialist.
Checklist voor week 1
- Bepaal uw rol. Bepaal per leverancier: bent u de exploitant (eerste plaatser) of een downstream-exploitant? Leg dit vast. Twijfelt u, vraag de leverancier dan schriftelijk of deze een DDS heeft ingediend of van plan is in te dienen.
- Registreer in TRACES-NT. Ga naar het TRACES-NT-portaal, maak uw bedrijfsprofiel aan en wijs een bedrijfsbeheerder toe. Dit is gratis en duurt ~30 minuten.
- Voer de EUDR zelfcheck uit om in kaart te brengen welke van de 8 verplichte velden u al in uw administratie heeft.
- Stuur een geolocatieverzoek naar particuliere leveranciers waarbij u de eerste plaatser bent. Sjabloon: "Gelieve GPS-coördinaten (breedte-/lengtegraad) aan te leveren voor elk oogstvak dat hout aan ons levert."
- Kies een administratiesysteem. Bepaal waar u DDS-referentienummers, geolocatiegegevens en risicobeoordelingen 5 jaar lang gaat bewaren. Heeft u meer dan ~20 leveranciers, dan schiet een spreadsheet tekort.
- Dien een test-DDS in. TRACES is nu open. Dien een testverklaring in voor één productlijn om vertrouwd te raken met de interface, voordat de deadline van december druk oplevert.
Veelgestelde vragen
Wat is een due diligence-verklaring (DDS) onder de EUDR?
Een DDS is de formele elektronische verklaring die een exploitant via het TRACES-informatiesysteem van de EU indient voordat een onder de verordening vallend product op de EU-markt wordt gebracht of wordt geëxporteerd. Ze bevestigt dat de exploitant het driestaps due-diligenceproces heeft doorlopen (informatie verzamelen, risicobeoordeling, risicobeperking) en dat het product ontbossingsvrij en legaal geproduceerd is.
Wie moet een DDS indienen — de boseigenaar, de zagerij of de koper?
De entiteit die het product als eerste op de EU-markt brengt — de "exploitant" — dient de DDS in. Voor hout uit de EU zelf is dit doorgaans de boseigenaar, de vereniging van boseigenaren, of de houtinkooporganisatie die het rondhout als eerste commercieel verkoopt. Koopt uw zagerij bij een exploitant die al heeft ingediend, dan bent u een downstream-exploitant: u ontvangt het DDS-referentienummer en geeft dit door, maar dient zelf geen nieuwe DDS in.
Moet mijn zagerij een DDS indienen als ik alleen binnenlands gecertificeerd hout koop?
Dat hangt af van of uw leverancier al heeft ingediend. Koopt u bij een vereniging van boseigenaren of een inkooporganisatie die de DDS bij eerste plaatsing heeft ingediend, dan bent u downstream-exploitant en hoeft u alleen het referentienummer te verzamelen en te bewaren. Koopt u echter staand hout rechtstreeks van een particuliere boseigenaar die niet heeft ingediend, dan wordt u zelf de eerste plaatser — en dient u de DDS in.
Wat gebeurt er als ik geen DDS indien vóór de deadline?
U bent dan niet-conform. Elke EU-lidstaat stelt haar eigen sancties vast, maar de verordening vereist dat deze "doeltreffend, evenredig en afschrikkend" zijn, met maximumboetes van ten minste 4% van de totale jaarlijkse EU-omzet van de exploitant. Aanvullende sancties zijn onder meer inbeslagname van producten, tijdelijke uitsluiting van overheidsopdrachten en strafrechtelijke aansprakelijkheid bij ernstige of herhaalde overtredingen.
Kan één DDS meerdere zendingen dekken?
Ja. Eén DDS kan meerdere zendingen dekken en zelfs eenmaal per jaar worden ingediend, zolang alle producten die eronder vallen aan de vereisten voldoen (ontbossingsvrij, legaal, met geldige geolocatie). Doorslaggevend is dat elk op de markt gebracht product is gedekt door een DDS — niet dat elke zending een eigen DDS heeft.
Hoe lang moet ik DDS-gegevens bewaren?
Ten minste 5 jaar vanaf de datum waarop het product op de markt is gebracht. Dit omvat de DDS zelf, geolocatiegegevens, leveranciersdocumentatie, documentatie van de risicobeoordeling en eventueel bewijs van beperkende maatregelen. Het opslagformaat is vrij te kiezen — er is geen specifiek systeem voorgeschreven — maar snelle opvraagbaarheid is verplicht.
Is het EU-informatiesysteem (TRACES) al operationeel?
Het systeem was vanaf februari 2026 tijdelijk beperkt beschikbaar en heropende in juni 2026 met de kernfuncties die nodig zijn onder de herziene verordening. Aanvullende functionaliteiten worden gedurende de zomer van 2026 uitgerold. Exploitanten kunnen zich registreren, DDS-concepten aanmaken en indienen via de webinterface of de machine-to-machine API.
Hoe zit het met loonzagen — leidt loonwerk tot een DDS-verplichting?
Nee. Zaagt u hout van een andere partij als dienstverlening (loonzagen), dan brengt u het product niet zelf op de markt — dat doet de houteigenaar. Dienstverlenende productie valt buiten de reikwijdte van de EUDR: geen DDS, geen geolocatieverplichting voor de zager. De verplichting blijft rusten op de partij die het product bezit en verkoopt.
- Europees Parlement & Raad. Verordening (EU) 2023/1115 — volledige tekst van de EU-ontbossingsverordening.
- Europese Commissie. Informatiesysteem van de ontbossingsverordening — status van TRACES-NT en gebruikershandleidingen.
- Europese Commissie. Uitvoering van de EUDR — richtsnoeren en landenbenchmarking.
- ImpactBuying. EUDR Due Diligence: How to Prepare, Document and Submit a Compliant DDS.
- TracExTech. How to File Due Diligence Statement for EUDR.
- Coolset. What is an EUDR Due Diligence Statement? — overzicht en sjabloonrichtlijnen.
- ComplianceGate. EUDR Due Diligence Statements: An Essential Guide.
- BLE (Duitsland). EUDR-Sorgfaltspflicht im Überblick.
- Ruokavirasto (Finland). FAQ: Deforestation Regulation (EUDR).
- SawmillSmart. EUDR for Sawmills: What's Changing, When, How to Keep Records.
- SawmillSmart. Does FSC Certification Cover EUDR? 5 Gaps Sawmills Must Close.