Een kant-en-klaar invulbestand voor de EUDR due diligence-verklaring — bijgewerkt voor de wijziging van 26 december 2025, zodat de velden die deze verordening heeft geschrapt niet meer in uw bestand staan. Twee documenten, direct naar uw downloadmap, geen e-mailadres nodig.
- Twee bestanden. Een werkmap met 6 tabbladen — werkblad voor de verklaring, checklist bewijsstukken artikel 9, geolocatie van percelen, registers voor inkomende/uitgaande leveringen, veldgids — plus een afdrukbaar leveranciersformulier van 2 pagina's.
- Actueel volgens de wijziging. De meeste templates die nog online circuleren, bevatten een veld dat Verordening (EU) 2025/2650 heeft geschrapt. Deze niet — zie waarom dat ertoe doet.
- Weet u niet zeker of u überhaupt moet indienen? Die beslisboom, per scenario uitgewerkt, vindt u in de DDS-indieningsgids — deze pagina is het papierwerk, die andere is het regelboek.
Download de template, beide onderdelen
Vul de gele cellen in. Al het overige is een voorbeeld dat laat zien welk format wordt geaccepteerd.
Geen e-mailadres nodig. Werkt in Excel en Google Sheets. Operationele richtlijnen, geen juridisch advies — uw bevoegde autoriteit heeft het laatste woord.
Wat de twee bestanden bevatten
| Tabblad | Waarvoor het dient | Wie het nodig heeft |
|---|---|---|
| 1 DDS-werkblad | Wat de verklaring moet bevatten, volgens bijlage II, met een uitgewerkt voorbeeld voor naaldhout | Marktdeelnemers |
| 2 Bewijsstukken artikel 9 | De elf zaken die u moet verzamelen en vijf jaar moet bewaren, met een J/N-kolom en waar elk document zich bevindt | Marktdeelnemers |
| 3 Geolocatie percelen | Eén rij per perceel: oppervlakte, punt of polygoon, coördinaten, oogstperiode, vergunningsreferentie | Marktdeelnemers |
| 4 Register inkomende leveringen | Artikel 5, lid 3, onder a) — wie aan u heeft geleverd, volledig identiteitsblok, referentienummer of verklaringsidentificator | Downstream-marktdeelnemers en -handelaren |
| 5 Register uitgaande leveringen | Artikel 5, lid 3, onder b) — aan wie u heeft geleverd. De helft die wordt vergeten | Downstream-marktdeelnemers en -handelaren |
| 6 Veldgids | Veld voor veld: wat er misgaat, wat u in plaats daarvan moet doen | Iedereen |
Het leveranciersformulier is de andere helft van het werk. U kunt het land van productie of de perceelscoördinaten niet uit uw eigen administratie halen — die liggen bij wie de bomen heeft gekapt. Twee afdrukbare pagina's: leveranciersidentiteit zoals artikel 5, lid 3, die daadwerkelijk definieert, zending, een percelentabel met zes regels met oogstperiode en vergunningsreferentie, een vak voor een referentienummer indien er al een bestaat, en een ondertekende verklaring die aansluit bij artikel 3. Stuur het één keer per contract, niet één keer per vrachtwagen.
Waarom deze, en niet de template die u al had gevonden
Verordening (EU) 2025/2650 heeft de regels op 26 december 2025 herschreven — nadat de meeste "EUDR-template"-bestanden die online circuleren al waren geschreven. Drie wijzigingen bepalen of een template nog klopt:
| Wijziging | Wat het betekent op het houtterrein |
|---|---|
| Punt 4 van bijlage II geschrapt (samen met artikel 4, leden 8 tot en met 10) | Het veld voor referentienummers van reeds stroomopwaarts ingediende verklaringen bestaat niet meer. Een template die dat veld nog bevat, dateert van vóór de wijziging — deze niet. |
| Artikelen 5 en 6 vervangen | Downstream-marktdeelnemers en -handelaren houden een administratie bij in plaats van in te dienen — daarom bestaan tabbladen 4 en 5 hier. |
| Nieuw artikel 4 bis en bijlage III | Een eenmalige vereenvoudigde verklaring voor micro- en kleine primaire marktdeelnemers — niet voor een zagerij die rondhout van derden koopt. |
De elf zaken die u erachter bewaart
Dit is het onderdeel dat een controle beslist. Artikel 9, lid 1, somt op wat een marktdeelnemer moet verzamelen, ordenen en bewaren gedurende vijf jaar — en dat is een veel langere lijst dan de verklaring zelf.
| Art. 9, lid 1 | Wat moet worden verzameld | Wie het u geeft |
|---|---|---|
| (a) | Beschrijving inclusief handelsnaam en type; voor hout de gangbare naam van de soort en de volledige wetenschappelijke naam | Uw order- en sorteeradministratie |
| (b) | Hoeveelheid — kg nettomassa en, indien van toepassing, de aanvullende eenheid bij de GS-code | Weegbrug, paklijst |
| (c) | Land van productie en, indien relevant, delen daarvan | Leverancier |
| (d) | Geolocatie van alle percelen en de datum of periode van productie | Boseigenaar, kapvergunning |
| (e) | Naam, postadres en e-mailadres van iedereen die aan u heeft geleverd | Het leveranciersformulier |
| (f) | Naam, postadres en e-mailadres van elk bedrijf, elke downstream-marktdeelnemer of handelaar aan wie u heeft geleverd | Uw verkoopadministratie |
| (g) | Voldoende overtuigende en verifieerbare informatie dat de producten ontbossingsvrij zijn | Leveranciersverklaring, kaarten, certificeringsbewijs |
| (h) | Dezelfde informatiestandaard dat de productie voldeed aan de relevante wetgeving van het land van productie, met inbegrip van elke regeling die het recht verleent om het gebied te gebruiken | Kapvergunning, vergunning, gebruiksrecht van grond, contract |
| (i) | De risicobeoordeling — de analyse, niet alleen de conclusie | U |
| (j) | Risicobeperkende maatregelen, wanneer het risico niet verwaarloosbaar was | U |
| (k) | Al het overige dat relevant is om naleving vast te stellen | U |
Bij twee van deze punten verliezen zagerijen de discussie. (h) wordt niet vervuld door "het is gecertificeerd" — de term "relevante wetgeving van het land van productie" is gedefinieerd en omvat gebruiksrechten van grond, milieubescherming, bosbeheer en biodiversiteitsregels voor zover rechtstreeks verband houdend met de houtkap, rechten van derden, arbeidsrechten, mensenrechten, vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming, en belasting-, anticorruptie-, handels- en douanewetgeving. (i) wordt niet vervuld door een conclusie — de beoordeling moet als document bestaan.
Geolocatie: het veld waarvoor tabblad 3 bestaat
Geolocatie is het veld waardoor een verklaring wordt teruggestuurd — meestal afgeronde coördinaten, een punt waar een polygoon vereist was, of geen oogstdatum. Tabblad 3 is gebouwd om alle drie te voorkomen: perceel-ID, leverancier, land, oppervlakte, punt-of-polygoon als keuzelijst, lengte-/breedtegraad tot zes decimalen, GeoJSON-bestandsnaam, oogstperiode en de vergunning die voldoet aan artikel 9, lid 1, onder h). Vul het in zodra het hout binnenkomt, en de geodata voor een verklaring is kopiëren-plakken, geen archeologisch project.
Twee registers, niet één
Als u een downstream-marktdeelnemer bent, zijn tabbladen 4 en 5 uw naleving — geen verklaring om naar te wijzen, alleen een vastlegging van wie aan u heeft geleverd en aan wie u heeft geleverd. Artikel 5, lid 3, vraagt een vollediger identiteitsblok dan de meeste inkoopregisters bevatten: naam, geregistreerde handelsnaam, postadres, e-mailadres, webadres indien beschikbaar, plus een referentienummer of verklaringsidentificator wanneer de leverancier een marktdeelnemer is.
De helft die wordt vergeten: artikel 5, lid 3, onder b), vereist hetzelfde blok voor aan wie u heeft geleverd, niet alleen wie aan u heeft geleverd. Dat is tabblad 5, en in de meeste zagerijen bestaat dat nog niet. Een referentienummer en een verificatienummer zijn niet uitwisselbaar — het referentienummer geeft u door en bewaart u; het verificatienummer is vrijwillig en wordt zelden gezien. Het tabblad met de veldgids behandelt beide, plus wat het eigenlijk betekent als een leverancier u geen van beide geeft.
Uitgewerkt voorbeeld: 40 leveranciers, 480 referentienummers
Neem een middelgrote zagerij die inkoopt bij 40 houtleveranciers, elk ongeveer één levering per maand. Dat is 480 referentienummers per jaar om vast te leggen, te koppelen aan een leveringsbon, en nog terug te kunnen vinden binnen 2032 — plus de uitgaande kant, die bij de meeste zagerijen weer een groter aantal is.
Niets daarvan is moeilijk. Alles ervan is onvergevingsgezind: één levering zonder nummer is één partij die u niet kunt aantonen, en partijen blijven niet gescheiden — dat stuk hout gaat in een gemengde run en het gat verspreidt zich over elk pak dat het heeft geraakt.
Dat is het echte argument om het nummer vast te leggen bij binnenkomst, op hetzelfde scherm waar de levering wordt geboekt, in plaats van het aan het einde van het jaar uit e-mails te reconstrueren. Een spreadsheet verwerkt 480 rijen prima. Het verwerkt ze slecht wanneer degene die het bijhield op vakantie is en een klant vandaag nog een antwoord wil.
Wat deze template niet is
- Het is geen indiening. Het invullen van het werkblad dient nergens iets in. De verklaring bestaat pas zodra deze in het informatiesysteem staat en een nummer heeft.
- Het is geen risicobeoordeling. Artikel 9, lid 1, onder i), vraagt om de analyse. De werkmap geeft daar een plek voor, geen antwoord.
- Een leveranciersverklaring is geen due diligence. Deel E van het formulier is bewijs dat u verzamelt; het draagt uw verantwoordelijkheid niet over, en op zichzelf voldoet het niet aan artikel 9, lid 1, onder g) en h).
- Het is geen juridisch advies. Bevoegde autoriteiten verschillen op detailpunten, en de uwe heeft het laatste woord.
- Het is geen traceerbaarheidssysteem. Het legt vast wat u al weet. Als uw intake een stam niet koppelt aan een pak, lost geen enkele spreadsheetindeling dat op.
Checklist voor week 1
- Bepaal uw rij in de tabel hierboven — marktdeelnemer of downstream — voor elke aanvoerroute die u heeft. De meeste zagerijen hebben er meer dan één.
- Stuur het leveranciersformulier naar uw vijf grootste houtleveranciers. Hun antwoorden laten zien hoeveel van uw intake al is verklaard, en of zij überhaupt marktdeelnemers zijn.
- Tel wat ontbreekt. Elke levering in het afgelopen kwartaal zonder referentienummer is een gat dat u zou moeten verklaren.
- Begin vandaag met het uitgaande register. Dat is het register dat niemand heeft, en het is het makkelijkst van de twee om vanaf nu op te bouwen — vanuit facturen die u al uitgeeft.
- Test één perceel van begin tot eind: coördinaten, oppervlakte, punt of polygoon, oogstperiode, naar GeoJSON, naar de acceptatieomgeving van het systeem. Eén perceel nu is beter dan zestig in december.
Veelgestelde vragen
Bestaat er een officiële template voor de EUDR due diligence-verklaring?
Nee. De Commissie publiceert geen invulformulier voor de DDS. De verklaring wordt aangemaakt en ingediend in het EU-informatiesysteem, dat bij indiening een referentienummer afgeeft. Deze download is een werkblad om die gegevens voor te bereiden en te bewaren, niet de verklaring zelf.
Mijn template heeft een veld voor "referentienummers van bestaande due diligence-verklaringen". Klopt dat nog?
Nee — dat veld was punt 4 van bijlage II, en Verordening (EU) 2025/2650 heeft dit geschrapt, samen met artikel 4, leden 8, 9 en 10. Als u hout ontvangt dat al onder een verklaring valt, bent u een downstream-marktdeelnemer: u bewaart het referentienummer van de leverancier als registratie onder artikel 5, lid 3, u herhaalt het niet in een eigen verklaring. Deze werkmap heeft dat veld niet.
Wat is het verschil tussen een referentienummer en een verificatienummer?
Het referentienummer wordt afgegeven zodra een verklaring wordt ingediend en wordt doorgegeven in de keten aan downstream-marktdeelnemers en -handelaren; zonder dit nummer worden goederen niet vrijgegeven bij de douane. Het verificatienummer wordt er tegelijk mee gegenereerd als echtheidscontrole en er is geen verplichting om het te delen — het wordt opgevraagd wanneer er een onderbouwde bezorgdheid bestaat.
Werkt de werkmap in Google Sheets, of alleen in Excel?
Beide. Het XLSX-bestand opent probleemloos in Excel en Google Sheets, met de keuzelijsten en de formule voor de bewaartermijn intact. Gebruikt u Sheets, kies dan Bestand → Importeren in plaats van dubbelklikken, zodat de keuzelijsten met gegevensvalidatie meekomen.
De voorbeeldrijen lijken op echte gegevens — stuur ik die mee naar een klant?
Nee. Rijen met de markering EXAMPLE op tabbladen 2 en 3 zijn formaatvoorbeelden, geen template waarnaast u kolommen invult. Verwijder ze voordat het bestand ook maar in de buurt komt van een leverancier of klant — ze laten staan is de meest gemaakte fout bij een werkblad als dit.
Wat gebeurt er als een leverancier weigert perceelscoördinaten te geven?
Dan kan dat hout niet onder een conforme verklaring vallen, en is het op de markt brengen ervan een overtreding. Sancties onder de verordening omvatten boetes met een maximum van ten minste 4% van de jaarlijkse EU-brede omzet, inbeslagname van de producten en van de opbrengsten, en uitsluiting van overheidsopdrachten. Het commerciële antwoord is om het leveranciersformulier onderdeel te maken van het inkoopcontract in plaats van een gunst.
Vanaf wanneer geldt dit voor mijn zagerij?
30 december 2026 voor grote en middelgrote marktdeelnemers, en voor micro- en kleine marktdeelnemers die al onder de EU-houtverordening vielen — wat voor de meeste zagerijen geldt. 30 juni 2027 voor overige micro- en kleine marktdeelnemers. De volledige uitsplitsing per scenario staat in de DDS-indieningsgids.
- Verordening (EU) 2023/1115 betreffende ontbossingsvrije producten — artikelen 2, 3, 4, 8, 9, 25, 33 en bijlage II. EUR-Lex
- Verordening (EU) 2025/2650 — uitstel en gerichte vereenvoudiging: nieuw artikel 2, lid 15 bis en 15 ter, nieuw artikel 4 bis en bijlage III, artikelen 5 en 6 vervangen, artikel 9, lid 1, onder b) en f), gewijzigd, punt 4 van bijlage II geschrapt. In werking sinds 26 december 2025. EUR-Lex
- Europese Commissie — EUDR-informatiesysteem: registratie, upload van geolocatiegegevens, API-documentatie en trainingssessies. green-forum.ec.europa.eu
- Europese Commissie — Commissie werkt productbereik en tools voor ondersteuning van EUDR bij, 13 juli 2026. environment.ec.europa.eu
- Finse Voedselautoriteit (Ruokavirasto) — EUDR FAQ: wie brengt hout op de markt, bijproducten van zagerijen, massabalans. ruokavirasto.fi
Dit artikel is operationele richtlijn voor zagerij-exploitanten, geen juridisch advies. Het weerspiegelt Verordening (EU) 2023/1115, zoals gewijzigd door Verordening (EU) 2025/2650, en door de Commissie gepubliceerde uitvoeringsmaatregelen tot en met augustus 2026. Uitvoeringsdetails worden vastgesteld door nationale bevoegde autoriteiten en worden voortdurend bijgewerkt — controleer het actuele standpunt bij uw eigen autoriteit voordat u op een indieningsbeslissing vertrouwt.