How does the system decide which VAT rate to charge?

From your country and your customer's — not from a guess. A domestic sale uses your own standard rate (or your organization's override, if you've set one); a sale to another EU country where the customer has a VAT number on file is a reverse charge at 0%; a sale outside that group is treated as an export. If we don't have a standard rate on file for your country at all, the invoice refuses to generate at 0% — it asks you to set a rate first, because a silently zero-rated invoice is worse than one that admits it doesn't know.

What happens if a shipment is missing part of its DDS coverage?

You can still confirm it, but not silently. The shipment screen shows exactly how much of what you're sending is covered by a DDS reference before you confirm; if coverage is incomplete, confirming requires an explicit acknowledgement of the gap rather than either blocking you forever or letting it through unnoticed.

Can I invoice a customer without going through an order first?

Yes. Most invoices are generated straight from an order's lines, carrying the same species, dimensions, price and DDS references — but a standalone invoice with its own custom lines is also available, for a one-off charge that never went through the order-and-shipment flow.

Does the system tell me if I can promise a delivery date on a new order today?

No, not yet. Reserving packs shows what's covered by material that already exists on your yard right now — it is not a forecast against future production, and there's no available-to-promise calculation behind it. Whether you can commit to a date for stock you haven't cut yet is still a judgment call for whoever is taking the order.

Can I mark an invoice as paid and see when?

Yes — status moves from draft to sent to paid, with a payment date and reference recorded against it. One guard sits in front of "sent": the system checks that your company and bank details are filled in first, because an invoice missing them isn't a document your customer can actually pay against.

Užsakymų, siuntų ir sąskaitų faktūrų programa lentpjūvėms – DDS perkelia į sąskaitą faktūrą

inventory.sawmillsmart.com/orders

Order confirmed, packs reserved — desktop

Step 1

Užsakymas patvirtintas, pakuotės rezervuotos

Užsakymas sudaromas iš eilučių (rūšis, matmenys, kokybė, reikalingas tūris), o pakuotės rezervuojamos, kai yra atsargų.

Action: Užsakymas sudaromas iš eilučių – rūšis, matmenys, kokybės klasė, reikalingas tūris ar vienetų skaičius, kaina – ir pakuočių, rezervuotų pagal užsakymą, kai atsargos yra nustatytos, ir vėl išleidžiamos, jei užsakymas pasikeičia.

Result: Užsakymas tiksliai parodo, kiek to, kas buvo pažadėta, padengia paketai, kurie fiziškai egzistuoja šiuo metu.

inventory.sawmillsmart.com/expeditions

Step 2

Siunta paimta, pridedamas DDS

Paketai, atitinkantys užsakymo eilutes, siūlomi kaip kandidatai į siuntą, o bendra DDS aprėptis rodoma prieš išvažiuojant iš laivų statyklos.

Action: Siuntimui siūlomos pakuotės, atitinkančios užsakymo eilutes; prie jo įrašomos paimtos pakuotės, vežėjas, sunkvežimis ir vairuotojas.

Result: Siunta su žinomu kiekiu ir bendra verte bei neatspėtu DDS aprėpties skaičiumi – patvirtinant su spraga reikia aiškiai patvirtinti.

inventory.sawmillsmart.com/customers

Customer record with VAT and history — desktop

Step 3

Kliento įraše yra PVM ir istorija

Kiekvieno kliento šalis ir PVM mokėtojo kodas įrašomi vieną kartą – kiekviena to kliento sąskaita faktūra apskaičiuoja tinkamą tarifą automatiškai.

Action: Kiekvieno kliento šalis ir PVM mokėtojo kodas yra įrašomi vieną kartą kliento įraše – neįvedami iš naujo kiekviename užsakyme ar sąskaitoje faktūroje.

Result: Sukūrus sąskaitą faktūrą, apskaičiuojamas PVM tarifas ir jo taikymo priežastis – vidaus, atvirkštinis apmokestinimas, eksportas – niekada tyliai nepaliekamas ties nuliu.

Kas keičiasi

Ką tai pašalina.

Antra sąskaitų faktūrų skaičiuoklė

Buvo: išsiųstas kiekis sekamas viename lape, sąskaitoje faktūroje nurodytos sumos kitame, kartą per mėnesį derinamas ranka, dažniausiai klientui paklausus, kodėl nesutampa skaičiai. Dabar: sąskaita faktūra generuojama tiesiai iš to, kas iš tikrųjų buvo paimta siuntai – tos pačios pakuotės, tie patys numeriai, nėra antrojo lapo, kurį būtų galima sinchronizuoti.

Atspėti PVM tarifą

Buvo: kažkas ranka patikrina kliento šalį, pasižiūri kursą arba palieka jį ties 0% ir tikisi, kad niekas neklausia kodėl. Dabar: sąskaitoje faktūroje nurodytas tarifas ir jo taikymo priežastis, apskaičiuota pagal pardavėjo ir kliento šalį, pridėjus PVM mokėtojo kodą, ir atsisakoma sugalvoti tarifą, kurio neturi.

DDS nuorodos įvedimas į sąskaitą faktūrą

Buvo: su siuntimu gauta atitikties nuoroda ranka nukopijuojama ant siunčiamų dokumentų, jei iš viso keliaujama. Dabar: nuorodų grandinė, kuri prasidėjo žurnalo priėmimas pats patenka į sąskaitos faktūros eilutę.

Specifikacija

Kas įrašyta, kur matoma, kas eksportuojama.

Užsakymai rezervuoja atsargas, siuntos patvirtina DDS aprėptį, sąskaitose faktūrose apskaičiuojamas PVM – klientas grynaisiais, po vieną įrašą.

inventory.sawmillsmart.com/orders

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone — desktop

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone

Užsakymų atsargos

Linijos pagal rūšis, matmenis, kokybės klasę, reikiamą tūrį; pakuotės, rezervuotos kaip atsargos, išleidžiamos, jei pasikeičia užsakymas.

Siuntimas patvirtina aprėptį

Suvestinė DDS aprėptis viskam, kas yra sunkvežimyje – patvirtinant, kad aprėptis nėra pilna, reikia aiškiai patvirtinti.

Sąskaitos faktūros eksportuojamos kaip PDF

Organizacijos kalba, kiekvienos eilutės elemento DDS nuoroda ir PVM apskaičiuojamas automatiškai.

Sąžiningumo skyrius

Ko nedaro užsakymai ir sąskaitos faktūros – ir kodėl mes neapsimetame, kad tai daro.

Mes nežadame pristatymo datos atsargoms, kurių dar nėra.

Rezervuojant pakuotes parodoma, kas yra padengta medžiaga, kuri šiuo metu jau yra jūsų kieme – tai nėra kito mėnesio produkcijos prognozė ir nėra apskaičiavimo, kiek galima žadėti. Tai, ar galite įsipareigoti iki datos dėl medienos, kurios dar nenupjovėte, vis tiek yra sprendimas tam, kas priima užsakymą, o ne skaičius, kurį sistema apskaičiuoja už jus.

Tai nėra bendrasis sąskaitų faktūrų išrašymo ar ERP modulis.

Čia yra užsakymų ir sąskaitų faktūrų, skirtų užbaigti pakuotes, kurios buvo pradėtos priimti ir perkeltos per gamyklą – vienas kainoraštis, viena PVM taisyklė vienam pardavimui, viena valiuta vienai organizacijai. Jei jums reikia atsiskaitymo keliems subjektams, pasikartojančių prenumeratų arba gautinų sąskaitų darbo eigos pasibaigus terminui ir apmokėtos / neapmokėtos būsenos, tai netaikoma.

FAQ

Užsakymų ir sąskaitų faktūrų klausimai

Kaip sistema nusprendžia, kokį PVM tarifą taikyti?

Iš jūsų šalies ir jūsų kliento – ne iš spėlionių. Parduodant vidaus rinkoje naudojamas jūsų standartinis tarifas (arba jūsų organizacijos nepaisymas, jei tokį nustatėte); pardavimas į kitą ES šalį, kurioje klientas turi PVM mokėtojo kodą, yra atvirkštinis apmokestinimas taikant 0 proc. pardavimas už tos grupės ribų laikomas eksportu. Jei iš viso neturime jūsų šalies standartinio tarifo, sąskaita faktūra atsisako generuoti 0 % – pirmiausia prašoma nustatyti tarifą, nes tyliai nulinio tarifo sąskaita faktūra yra blogesnė už tą, kurioje pripažįstama, kad ji nežino.

Kas atsitiks, jei siuntai trūksta dalies DDS?

Jūs vis tiek galite tai patvirtinti, bet ne tyliai. Siuntos ekrane tiksliai rodoma, kiek to, ką siunčiate, apima DDS nuoroda, prieš patvirtinant; Jei aprėptis nepilna, norint patvirtinti reikia aiškiai pripažinti, kad yra atotrūkis, o ne užblokuoti jus visam laikui arba išleisti jį nepastebėtam.

Ar galiu klientui išrašyti sąskaitą faktūrą prieš tai neatlikus užsakymo?

Taip. Dauguma sąskaitų faktūrų generuojamos tiesiai iš užsakymo eilučių su tomis pačiomis rūšimis, matmenimis, kaina ir DDS nuorodomis, tačiau taip pat galima gauti atskirą sąskaitą faktūrą su savo tinkintomis eilutėmis už vienkartinį mokestį, kuris niekada nebuvo atliktas užsakymo ir siuntimo sraute.

Ar sistema man praneš, ar galiu pažadėti pristatymo datą naujam užsakymui šiandien?

Ne, dar ne. Rezervuojant pakuotes parodoma, kas yra padengta medžiaga, kuri šiuo metu jau yra jūsų kieme – tai nėra prognozė dėl būsimos gamybos, be to, nėra apskaičiavimo, kiek galima žadėti. Ar galite įsipareigoti iki tam tikros datos dėl akcijų, kurių dar nesumažinote, vis tiek sprendžia, kas priima užsakymą.

Ar galiu pažymėti sąskaitą faktūrą kaip apmokėtą ir pamatyti, kada?

Taip – būsena pereina iš juodraščio į išsiųstą į apmokėtą, joje įrašoma mokėjimo data ir nuoroda. Vienas sargas sėdi priešais „išsiųstas“: sistema patikrina, ar pirmiausia užpildyti jūsų įmonės ir banko rekvizitai, nes jų trūkstama sąskaita nėra dokumentas, pagal kurį jūsų klientas iš tikrųjų gali atsiskaityti.

Sąskaitoje faktūroje vis tiek žinoma, iš kurio pristatymo ji buvo.