How does the system decide which VAT rate to charge?

From your country and your customer's — not from a guess. A domestic sale uses your own standard rate (or your organization's override, if you've set one); a sale to another EU country where the customer has a VAT number on file is a reverse charge at 0%; a sale outside that group is treated as an export. If we don't have a standard rate on file for your country at all, the invoice refuses to generate at 0% — it asks you to set a rate first, because a silently zero-rated invoice is worse than one that admits it doesn't know.

What happens if a shipment is missing part of its DDS coverage?

You can still confirm it, but not silently. The shipment screen shows exactly how much of what you're sending is covered by a DDS reference before you confirm; if coverage is incomplete, confirming requires an explicit acknowledgement of the gap rather than either blocking you forever or letting it through unnoticed.

Can I invoice a customer without going through an order first?

Yes. Most invoices are generated straight from an order's lines, carrying the same species, dimensions, price and DDS references — but a standalone invoice with its own custom lines is also available, for a one-off charge that never went through the order-and-shipment flow.

Does the system tell me if I can promise a delivery date on a new order today?

No, not yet. Reserving packs shows what's covered by material that already exists on your yard right now — it is not a forecast against future production, and there's no available-to-promise calculation behind it. Whether you can commit to a date for stock you haven't cut yet is still a judgment call for whoever is taking the order.

Can I mark an invoice as paid and see when?

Yes — status moves from draft to sent to paid, with a payment date and reference recorded against it. One guard sits in front of "sent": the system checks that your company and bank details are filled in first, because an invoice missing them isn't a document your customer can actually pay against.

Aplicación de pedidos, envíos y facturas para aserraderos: DDS se traslada a la factura

inventario.sawmillsmart.com/orders

Order confirmed, packs reserved — desktop

Step 1

Pedido confirmado, packs reservados

Un pedido se construye a partir de líneas (especies, dimensiones, calidad, volumen requerido) y los paquetes se reservan a medida que se comprometen existencias.

Action: Un pedido se construye a partir de líneas (especie, dimensiones, clase de calidad, volumen requerido o número de piezas, precio) y paquetes reservados contra el pedido a medida que se comprometen existencias y se liberan nuevamente si el pedido cambia.

Result: El pedido muestra exactamente cuánto de lo prometido está cubierto por paquetes que existen físicamente en este momento.

inventario.sawmillsmart.com/expeditions

Step 2

Envío recogido, DDS adjunto

Los paquetes que coinciden con las líneas propias del pedido se ofrecen como candidatos de envío, y la cobertura DDS agregada se muestra antes de que algo salga del patio.

Action: Se ofrecen como candidatos para el envío paquetes que coincidan con las líneas propias del pedido; En él se registran los paquetes recogidos, el transportista, el camión y el conductor.

Result: Un envío con un volumen y valor total conocidos, y una cifra de cobertura de DDS que no se adivina; la confirmación con una brecha necesita un reconocimiento explícito.

inventario.sawmillsmart.com/clientes

Customer record with VAT and history — desktop

Step 3

El registro del cliente incluye IVA e historial.

El país y el número de IVA de cada cliente se registran una vez: cada factura de ese cliente calcula la tasa correcta automáticamente.

Action: El país y el número de IVA de cada cliente se registran una vez en el registro del cliente y no se vuelven a escribir en cada pedido o factura.

Result: Cuando se genera la factura, se calcula la tasa del IVA y el motivo por el que se aplica (nacional, inversión del sujeto pasivo, exportación), y nunca se deja silenciosamente en cero.

que cambia

Lo que esto elimina.

Una segunda hoja de cálculo para facturas.

Era: el volumen enviado se rastreaba en una hoja, los montos facturados en otra, se conciliaban a mano una vez al mes, generalmente después de que un cliente pregunta por qué los números no coinciden. Ahora: la factura se genera directamente a partir de lo que realmente se seleccionó para el envío: los mismos paquetes, los mismos números, sin una segunda hoja que mantener sincronizada.

Adivinar el tipo del IVA

Era: alguien comprueba manualmente el país de un cliente, busca la tasa o la deja en 0% y espera que nadie pregunte por qué. Ahora: la factura indica la tarifa y el motivo por el que se aplica, calculada a partir del país del vendedor y del cliente más el número de IVA, y se niega a inventar una tarifa de la que no tiene registro.

Volver a escribir la referencia DDS en la factura

Fue: la referencia de cumplimiento que llegó con la entrega se copia a mano en la documentación saliente, si es que realiza el viaje. Ahora: la cadena de referencia que empezó en ingesta de registros aterriza en la línea de factura por sí solo.

Especificación

Qué se registra, dónde se ve, qué se exporta.

Los pedidos reservan stock, los envíos confirman la cobertura de DDS, las facturas calculan el IVA: cliente a efectivo, un registro cada una.

inventario.sawmillsmart.com/orders

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone — desktop

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone

Pedidos reserva stock

Líneas por especie, dimensiones, clase de calidad, volumen requerido; Paquetes reservados a medida que se comprometen existencias, liberados si el pedido cambia.

El envío confirma la cobertura.

Cobertura DDS agregada para todo lo que hay en el camión: la confirmación con cobertura incompleta necesita un reconocimiento explícito.

Exportaciones de facturas como PDF

En el idioma propio de la organización, con la referencia del DDS de cada partida y el IVA computado de forma automática.

sección de honestidad

Lo que los pedidos y facturas no hacen y por qué no pretendemos que lo hagan.

No prometemos una fecha de entrega para stock que aún no existe.

La reserva de paquetes muestra lo que está cubierto por el material que ya está en su jardín en este momento; no es un pronóstico de la producción del próximo mes y no hay ningún cálculo disponible para prometer detrás de esto. Si puede comprometerse con una fecha para la madera que aún no ha cortado sigue siendo una decisión de quien toma el pedido, no un número que el sistema calcula para usted.

Este no es un módulo de facturación general o ERP.

Aquí existen pedidos y facturas para cerrar los paquetes que comenzaron en el momento de la entrada y pasaron por la fábrica: una lista de precios, una regla de IVA por venta, una moneda por organización. Si necesita facturación de múltiples entidades, suscripciones recurrentes o un flujo de trabajo de cuentas por cobrar más allá de una fecha de vencimiento y un estado pagado/no pagado, eso está fuera de lo que cubre esto.

FAQ

Preguntas sobre pedidos y facturas

¿Cómo decide el sistema qué tipo de IVA cobrar?

De su país y del de sus clientes, no por suposición. Una venta nacional utiliza su propia tarifa estándar (o la anulación de su organización, si ha establecido una); una venta a otro país de la UE donde el cliente tiene un número de IVA registrado es una inversión del 0%; una venta fuera de ese grupo se trata como una exportación. Si no tenemos ninguna tarifa estándar registrada para su país, la factura se niega a generarse al 0 %; le pide que establezca una tarifa primero, porque una factura silenciosa con tarifa cero es peor que una que admite que no lo sabe.

¿Qué pasa si a un envío le falta parte de su cobertura DDS?

Aún puedes confirmarlo, pero no en silencio. La pantalla de envío muestra exactamente cuánto de lo que está enviando está cubierto por una referencia de DDS antes de confirmar; Si la cobertura es incompleta, la confirmación requiere un reconocimiento explícito de la brecha en lugar de bloquearlo para siempre o dejarla pasar desapercibida.

¿Puedo facturar a un cliente sin realizar primero un pedido?

Sí. La mayoría de las facturas se generan directamente a partir de las líneas de un pedido, con las mismas especies, dimensiones, precio y referencias DDS, pero también está disponible una factura independiente con sus propias líneas personalizadas, por un cargo único que nunca pasó por el flujo de pedido y envío.

¿El sistema me dice si puedo prometer una fecha de entrega en un nuevo pedido hoy?

No, todavía no. La reserva de paquetes muestra lo que está cubierto por el material que ya existe en su jardín en este momento; no es un pronóstico de la producción futura y no hay ningún cálculo de promesa disponible detrás de esto. Si puede comprometerse con una fecha para las acciones que aún no ha recortado sigue siendo una decisión de quien toma el pedido.

¿Puedo marcar una factura como pagada y ver cuándo?

Sí, el estado pasa de borrador a enviado a pagado, con una fecha de pago y una referencia registrada en su contra. Delante de "enviado" hay un guardia: el sistema comprueba que los datos de su empresa y su banco estén cumplimentados primero, porque una factura que no los tenga no es un documento que su cliente pueda pagar.

La factura aún sabe de qué entrega proviene.