How does the system decide which VAT rate to charge?

From your country and your customer's — not from a guess. A domestic sale uses your own standard rate (or your organization's override, if you've set one); a sale to another EU country where the customer has a VAT number on file is a reverse charge at 0%; a sale outside that group is treated as an export. If we don't have a standard rate on file for your country at all, the invoice refuses to generate at 0% — it asks you to set a rate first, because a silently zero-rated invoice is worse than one that admits it doesn't know.

What happens if a shipment is missing part of its DDS coverage?

You can still confirm it, but not silently. The shipment screen shows exactly how much of what you're sending is covered by a DDS reference before you confirm; if coverage is incomplete, confirming requires an explicit acknowledgement of the gap rather than either blocking you forever or letting it through unnoticed.

Can I invoice a customer without going through an order first?

Yes. Most invoices are generated straight from an order's lines, carrying the same species, dimensions, price and DDS references — but a standalone invoice with its own custom lines is also available, for a one-off charge that never went through the order-and-shipment flow.

Does the system tell me if I can promise a delivery date on a new order today?

No, not yet. Reserving packs shows what's covered by material that already exists on your yard right now — it is not a forecast against future production, and there's no available-to-promise calculation behind it. Whether you can commit to a date for stock you haven't cut yet is still a judgment call for whoever is taking the order.

Can I mark an invoice as paid and see when?

Yes — status moves from draft to sent to paid, with a payment date and reference recorded against it. One guard sits in front of "sent": the system checks that your company and bank details are filled in first, because an invoice missing them isn't a document your customer can actually pay against.

Application de commande, d'expédition et de facturation pour les scieries — DDS s'applique à la facture

inventaire.sawmillsmart.com/orders

Order confirmed, packs reserved — desktop

Step 1

Commande confirmée, packs réservés

Une commande est construite à partir de lignes (espèces, dimensions, qualité, volume requis) et des packs lui sont réservés au fur et à mesure de l'engagement du stock.

Action: Une commande est construite à partir de lignes (espèces, dimensions, classe de qualité, volume ou nombre de pièces requis, prix) et de packs réservés pour la commande au fur et à mesure que le stock est engagé, libéré à nouveau si la commande change.

Result: La commande montre exactement quelle part de ce qui a été promis est couverte par les packs qui existent actuellement physiquement.

inventaire.sawmillsmart.com/expeditions

Step 2

Envoi prélevé, DDS joint

Les packs correspondant aux propres lignes de la commande sont proposés comme candidats à l'expédition, avec la couverture DDS globale affichée avant que quoi que ce soit ne quitte le chantier.

Action: Les packs correspondant aux propres lignes de la commande sont proposés comme candidats à l'expédition ; les colis prélevés, le transporteur, le camion et le chauffeur y sont enregistrés.

Result: Un envoi avec un volume et une valeur totale connus, et un chiffre de couverture DDS qui n'est pas deviné – la confirmation avec un écart nécessite un accusé de réception explicite.

inventaire.sawmillsmart.com/customers

Customer record with VAT and history — desktop

Step 3

Le dossier client comporte la TVA et l'historique

Le pays et le numéro de TVA de chaque client sont enregistrés une seule fois : chaque facture de ce client calcule automatiquement le bon taux.

Action: Le pays et le numéro de TVA de chaque client sont enregistrés une seule fois, sur le dossier client – et ne sont pas ressaisis sur chaque commande ou facture.

Result: Lorsque la facture est générée, le taux de TVA et la raison pour laquelle il s'applique (national, autoliquidation, exportation) sont calculés, sans jamais être laissés silencieusement à zéro.

Quels changements

Ce que cela supprime.

Une deuxième feuille de calcul pour les factures

Était : le volume expédié était suivi sur une feuille, les montants facturés sur une autre, rapprochés à la main une fois par mois, généralement après qu'un client demandait pourquoi les chiffres ne correspondent pas. Désormais : la facture est générée directement à partir de ce qui a été réellement prélevé pour l'expédition : mêmes paquets, mêmes numéros, pas de deuxième feuille à synchroniser.

Deviner le taux de TVA

Était : quelqu'un vérifie manuellement le pays d'un client, recherche le taux ou le laisse à 0 % et espère que personne ne demande pourquoi. Maintenant : la facture indique le taux et la raison pour laquelle il s'applique, calculé à partir du pays du vendeur et du client ainsi que du numéro de TVA – et refuse d'inventer un taux dont elle n'a aucune trace.

Retaper la référence DDS sur la facture

Était : la référence de conformité arrivée avec la livraison est copiée à la main sur les documents de sortie, si elle fait le voyage. Maintenant : la chaîne de référence qui a commencé à journal de consommation atterrit tout seul sur la ligne de facture.

Spécification

Ce qui est enregistré, où est-ce visible, ce qui est exporté.

Les commandes réservent le stock, les expéditions confirment la couverture DDS, les factures calculent la TVA — le client encaisse, un enregistrement chacun.

inventaire.sawmillsmart.com/orders

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone — desktop

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone

Stock de réserve de commandes

Lignes par essences, dimensions, classe de qualité, volume requis ; packs réservés car le stock est engagé, libéré si la commande change.

L'envoi confirme la couverture

Couverture DDS agrégée pour tout ce qui se trouve sur le camion – la confirmation d'une couverture incomplète nécessite un accusé de réception explicite.

Exportations de factures au format PDF

Dans la langue de l'organisation, avec la référence DDS pour chaque poste et la TVA calculée automatiquement.

Section Honnêteté

Ce que les commandes et les factures ne font pas – et pourquoi nous ne prétendons pas que oui.

Nous ne promettons pas de date de livraison pour un stock qui n'existe pas encore.

La réservation de packs montre ce qui est couvert par le matériel qui se trouve déjà sur votre terrain à l'heure actuelle. Il ne s'agit pas d'une prévision par rapport à la production du mois prochain, et il n'y a aucun calcul de disponibilité à promettre derrière cela. Que vous puissiez vous engager sur une date pour le bois que vous n'avez pas encore coupé reste une question de jugement pour celui qui prend la commande, et non un nombre que le système calcule pour vous.

Il ne s'agit pas d'un module de facturation générale ou d'un ERP.

Les commandes et les factures existent ici pour clôturer les packs qui ont commencé à la réception et ont traversé l'usine : une liste de prix, une règle de TVA par vente, une devise par organisation. Si vous avez besoin d'une facturation multi-entités, d'abonnements récurrents ou d'un workflow de comptes clients au-delà d'une date d'échéance et d'un statut payé/non payé, cela n'est pas couvert par cela.

FAQ

Questions sur les commandes et les factures

Comment le système décide-t-il quel taux de TVA appliquer ?

De votre pays et de celui de vos clients, pas d'une supposition. Une vente nationale utilise votre propre tarif standard (ou celui de votre organisation, si vous en avez défini un) ; une vente dans un autre pays de l'UE où le client dispose d'un numéro de TVA enregistré est une taxe au preneur à 0 % ; une vente en dehors de ce groupe est traitée comme une exportation. Si nous n'avons pas de taux standard dans nos dossiers pour votre pays, la facture refuse d'être générée à 0 % - elle vous demande d'abord de fixer un taux, car une facture silencieusement détaxée est pire qu'une facture qui admet qu'elle ne sait pas.

Que se passe-t-il s’il manque une partie de la couverture DDS à un envoi ?

Vous pouvez toujours le confirmer, mais pas en silence. L'écran d'expédition indique exactement la quantité de ce que vous envoyez est couverte par une référence DDS avant que vous ne confirmiez ; si la couverture est incomplète, la confirmation nécessite une reconnaissance explicite de l'écart plutôt que de vous bloquer pour toujours ou de le laisser passer inaperçu.

Puis-je facturer un client sans passer une commande au préalable ?

Oui. La plupart des factures sont générées directement à partir des lignes d'une commande, portant les mêmes espèces, dimensions, prix et références DDS — mais une facture autonome avec ses propres lignes personnalisées est également disponible, moyennant des frais uniques qui ne sont jamais passés par le flux de commande et d'expédition.

Le système me dit-il si je peux promettre une date de livraison pour une nouvelle commande aujourd'hui ?

Non, pas encore. La réservation de packs montre ce qui est couvert par le matériel qui existe déjà sur votre chantier à l'heure actuelle. Il ne s'agit pas d'une prévision par rapport à la production future, et il n'y a aucun calcul de disponibilité à promettre derrière cela. Que vous puissiez vous engager sur une date pour le stock que vous n'avez pas encore coupé reste une question de jugement pour celui qui prend la commande.

Puis-je marquer une facture comme payée et voir quand ?

Oui : le statut passe de brouillon à envoyé à payé, avec une date de paiement et une référence enregistrées en regard. Un garde se trouve devant « envoyé » : le système vérifie d'abord que les coordonnées de votre entreprise et de votre banque sont renseignées, car une facture manquante n'est pas un document avec lequel votre client peut réellement payer.

La facture sait toujours de quelle livraison elle provient.