How does the system decide which VAT rate to charge?

From your country and your customer's — not from a guess. A domestic sale uses your own standard rate (or your organization's override, if you've set one); a sale to another EU country where the customer has a VAT number on file is a reverse charge at 0%; a sale outside that group is treated as an export. If we don't have a standard rate on file for your country at all, the invoice refuses to generate at 0% — it asks you to set a rate first, because a silently zero-rated invoice is worse than one that admits it doesn't know.

What happens if a shipment is missing part of its DDS coverage?

You can still confirm it, but not silently. The shipment screen shows exactly how much of what you're sending is covered by a DDS reference before you confirm; if coverage is incomplete, confirming requires an explicit acknowledgement of the gap rather than either blocking you forever or letting it through unnoticed.

Can I invoice a customer without going through an order first?

Yes. Most invoices are generated straight from an order's lines, carrying the same species, dimensions, price and DDS references — but a standalone invoice with its own custom lines is also available, for a one-off charge that never went through the order-and-shipment flow.

Does the system tell me if I can promise a delivery date on a new order today?

No, not yet. Reserving packs shows what's covered by material that already exists on your yard right now — it is not a forecast against future production, and there's no available-to-promise calculation behind it. Whether you can commit to a date for stock you haven't cut yet is still a judgment call for whoever is taking the order.

Can I mark an invoice as paid and see when?

Yes — status moves from draft to sent to paid, with a payment date and reference recorded against it. One guard sits in front of "sent": the system checks that your company and bank details are filled in first, because an invoice missing them isn't a document your customer can actually pay against.

Rendelési, szállítási és számlázási alkalmazás fűrészüzemekhez – DDS továbbítja a számlát

inventory.sawmillsmart.com/orders

Order confirmed, packs reserved — desktop

Step 1

Megrendelés visszaigazolva, csomagok fenntartva

A rendelés sorokból épül fel – fajok, méretek, minőség, szükséges mennyiség –, és a raktárkészlet lekötésével a csomagokat lefoglalják.

Action: A megrendelés sorokból – fajok, méretek, minőségi osztály, szükséges mennyiség vagy darabszám, ár – és a megrendelés ellenében lefoglalt csomagokból épül fel, ha a készlet lekötésre kerül, és a rendelés változása esetén újra feladjuk.

Result: A sorrend pontosan megmutatja, hogy az ígértekből mennyit fednek le a jelenleg fizikailag létező csomagok.

inventory.sawmillsmart.com/expeditions

Step 2

Szállítmány felvett, DDS csatolva

A megrendelés saját sorainak megfelelő csomagokat kínáljuk szállítmányjelöltnek, és az összesített DDS-lefedettség megjelenik, mielőtt bármi elhagyná a gyárat.

Action: A rendelés saját sorainak megfelelő csomagokat ajánljuk fel a szállítmányhoz; a felszedett csomagokat, a fuvarozót, a teherautót és a sofőrt rögzítik rá.

Result: Egy ismert mennyiséggel és összértékkel rendelkező szállítmány, valamint a DDS-lefedettség adata, amelyet nem lehet kitalálni – a hiányos megerősítéshez kifejezett elismerés szükséges.

inventory.sawmillsmart.com/customers

Customer record with VAT and history — desktop

Step 3

Az ügyfélrekord tartalmazza az áfát és az előzményeket

Minden ügyfél országa és adószáma egyszer kerül rögzítésre – az adott ügyfél minden számlája automatikusan kiszámítja a megfelelő kulcsot.

Action: Minden ügyfél országa és áfaszáma egyszer kerül rögzítésre az ügyfélnyilvántartásban – nem minden megrendelésnél vagy számlánál.

Result: A számla elkészítésekor a rendszer kiszámolja az áfakulcsot és annak okát – belföldi, fordított adózás, export –, soha nem hagyva csendben nullán.

Mi változik

Amit ez eltávolít.

Egy második táblázat a számlákhoz

Volt: a szállított mennyiség nyomon követve az egyik lapon, a számlázott összegek a másikon, havonta egyszer kézzel egyeztetve, általában azután, hogy az ügyfél megkérdezi, miért nem egyeznek a számok. Most: a számlát közvetlenül abból állítják elő, amit a szállítmányhoz ténylegesen vettek – ugyanazok a csomagok, ugyanazok a számok, nincs második szinkronizálandó lap.

Az áfakulcs kitalálása

Volt: valaki kézzel ellenőrzi az ügyfél országát, megnézi az árfolyamot, vagy 0%-on hagyja, és reméli, hogy senki sem kérdezi meg, miért. Most: a számlán szerepel a kulcs és az alkalmazás oka, az eladó és a vevő országából, plusz áfaszámból számítva – és nem hajlandó olyan kulcsot kitalálni, amelyről nincs nyilvántartása.

A DDS hivatkozás újraírása a számlára

Volt: a szállítással együtt érkezett megfelelőségi referenciát kézzel másolják a kimenő papírokra, ha egyáltalán megteszik az utat. Most: a hivatkozási lánc, amely órakor kezdődött naplófelvétel magától a számla sorára kerül.

Specifikáció

Mit rögzítenek, hol látható, mit exportálnak.

A rendelések tartalékkészletet, a szállítmányok megerősítik a DDS fedezetet, a számlák kiszámolják az áfát – az ügyfél készpénzre, egy rekord.

inventory.sawmillsmart.com/orders

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone — desktop

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone

Rendelési tartalék készlet

Vonalak fajok, méretek, minőségi osztály, szükséges térfogat szerint; a készletként lefoglalt csomagok lekötésre kerülnek, a megrendelés változása esetén felszabadítják.

A szállítás igazolja a fedezetet

Összesített DDS-lefedettség a teherautó minden részére – a hiányos lefedettség megerősítéséhez kifejezett elismerés szükséges.

Számla exportálása PDF formátumban

A szervezet saját nyelvén, az egyes sorok DDS-hivatkozásával és az áfával automatikusan.

Őszinteség rész

Mit nem tesznek meg a megrendelések és számlák – és miért nem úgy teszünk, mintha megteszi.

A még nem létező raktárkészletre nem ígérünk szállítási dátumot.

A csomagok lefoglalása megmutatja, hogy mit takar a már az Ön udvarán lévő anyag – ez nem a jövő havi termelésre vonatkozó előrejelzés, és nincs mögötte ígéretre vonatkozó számítás. Az, hogy el tud-e kötni egy időpontot a még ki nem vágott fára, továbbra is ítélet a rendelésről, nem pedig egy szám, amelyet a rendszer kiszámol Önnek.

Ez nem egy általános számlázási vagy ERP-modul.

Rendelések és számlák vannak itt, hogy lezárják azokat a csomagokat, amelyek a vételkor indultak és a malomban áthaladtak – egy árlista, egy áfaszabály értékesítésenként, egy pénznem szervezetenként. Ha több entitásos számlázásra, ismétlődő előfizetésekre vagy esedékességi határidőn túli követelésekre, illetve fizetett/nem fizetett állapotra van szüksége, akkor ez nem terjed ki.

FAQ

Megrendelésekkel és számlákkal kapcsolatos kérdések

Hogyan dönti el a rendszer, hogy melyik áfakulcsot számítja fel?

Az Ön országából és az ügyfeleitől – nem találgatásból. A belföldi értékesítés az Ön általános tarifáját használja (vagy a szervezet felülbírálását, ha beállított egyet); egy másik EU-országba történő értékesítés, ahol az ügyfélnek van adószáma, 0%-os fordított adózás; a csoporton kívüli értékesítést exportnak kell tekinteni. Ha egyáltalán nincs nyilvántartásunkban az Ön országára vonatkozó általános díjszabás, a számla nem hajlandó 0%-ot generálni – először arra kéri Önt, hogy állítson be egy kulcsot, mert egy csendesen nulla kamatozású számla rosszabb, mint az, amelyik bevallja, hogy nem tudja.

Mi történik, ha egy szállítmányból hiányzik a DDS-lefedettség egy része?

Még mindig megerősítheti, de nem csendben. A szállítási képernyő pontosan megmutatja, hogy az Ön által küldött tartalmak mekkora részét fedi le DDS-hivatkozás, mielőtt megerősítené; Ha a lefedettség nem teljes, a megerősítéshez a hiányosság kifejezett elismerésére van szükség, ahelyett, hogy örökre elzárná, vagy észrevétlenül átengedné.

Számlázhatok-e a vevőnek anélkül, hogy először elvégezném a rendelést?

Igen. A legtöbb számla közvetlenül a megrendelés soraiból készül, ugyanazokat a fajtákat, méreteket, árat és DDS-referenciákat tartalmazza – de külön számla is elérhető saját egyedi sorokkal, egyszeri díj ellenében, amely soha nem ment át a rendelés és a szállítás folyamatán.

Megmondja a rendszer, hogy ma ígérhetek-e szállítási dátumot egy új rendelésnél?

Nem, még nem. A csomagok lefoglalása megmutatja, hogy mit takar a jelenleg az udvarán már meglévő anyag – ez nem előrejelzés a jövőbeli termelésre vonatkozóan, és nincs mögötte ígéretre vonatkozó számítás. Az, hogy le tud-e kötni egy időpontot a még nem vágott részvényre, még mindig ítéletet mond arra nézve, aki felveszi a rendelést.

Megjelölhetek egy számlát kifizetettként, és megnézhetem, hogy mikor?

Igen – az állapot a tervezetről az elküldöttre a fizetettre vált, a fizetés dátumával és hivatkozásával együtt. Egy őr ül az „elküldött” előtt: a rendszer ellenőrzi, hogy a cég- és bankadatokat először kitöltötték-e, mert az ezek hiányzó számla nem olyan bizonylat, amelyre az ügyfél ténylegesen fizetni tud.

A számla továbbra is tudja, hogy melyik szállításból származott.