How does the system decide which VAT rate to charge?

From your country and your customer's — not from a guess. A domestic sale uses your own standard rate (or your organization's override, if you've set one); a sale to another EU country where the customer has a VAT number on file is a reverse charge at 0%; a sale outside that group is treated as an export. If we don't have a standard rate on file for your country at all, the invoice refuses to generate at 0% — it asks you to set a rate first, because a silently zero-rated invoice is worse than one that admits it doesn't know.

What happens if a shipment is missing part of its DDS coverage?

You can still confirm it, but not silently. The shipment screen shows exactly how much of what you're sending is covered by a DDS reference before you confirm; if coverage is incomplete, confirming requires an explicit acknowledgement of the gap rather than either blocking you forever or letting it through unnoticed.

Can I invoice a customer without going through an order first?

Yes. Most invoices are generated straight from an order's lines, carrying the same species, dimensions, price and DDS references — but a standalone invoice with its own custom lines is also available, for a one-off charge that never went through the order-and-shipment flow.

Does the system tell me if I can promise a delivery date on a new order today?

No, not yet. Reserving packs shows what's covered by material that already exists on your yard right now — it is not a forecast against future production, and there's no available-to-promise calculation behind it. Whether you can commit to a date for stock you haven't cut yet is still a judgment call for whoever is taking the order.

Can I mark an invoice as paid and see when?

Yes — status moves from draft to sent to paid, with a payment date and reference recorded against it. One guard sits in front of "sent": the system checks that your company and bank details are filled in first, because an invoice missing them isn't a document your customer can actually pay against.

Bestell-, Versand- und Rechnungs-App für Sägewerke – DDS übernimmt die Rechnung

inventory.sawmillsmart.com/orders

Order confirmed, packs reserved — desktop

Step 1

Bestellung bestätigt, Pakete reserviert

Eine Bestellung wird aus Linien erstellt – Art, Abmessungen, Qualität, erforderliches Volumen – und Packungen werden dafür reserviert, wenn der Lagerbestand festgeschrieben wird.

Action: Eine Bestellung wird aus Zeilen erstellt – Art, Abmessungen, Qualitätsklasse, erforderliches Volumen oder Stückzahl, Preis – und Packungen, die für die Bestellung reserviert sind, da Lagerbestände festgeschrieben und wieder freigegeben werden, wenn sich die Bestellung ändert.

Result: Die Bestellung zeigt genau, wie viel von dem, was versprochen wurde, durch Pakete abgedeckt wird, die derzeit physisch vorhanden sind.

inventory.sawmillsmart.com/expeditions

Step 2

Sendung abgeholt, DDS beigefügt

Als Versandkandidaten werden Pakete angeboten, die zu den eigenen Produktlinien des Auftrags passen, wobei die aggregierte DDS-Abdeckung angezeigt wird, bevor etwas den Hof verlässt.

Action: Als Kandidaten für den Versand werden Packungen angeboten, die zu den eigenen Linien des Auftrags passen; Die kommissionierten Pakete, der Spediteur, der LKW und der Fahrer werden dagegen erfasst.

Result: Eine Sendung mit bekanntem Volumen und Gesamtwert sowie einer DDS-Abdeckungszahl, die nicht erraten wird – die Bestätigung mit einer Lücke erfordert eine ausdrückliche Bestätigung.

inventory.sawmillsmart.com/customers

Customer record with VAT and history — desktop

Step 3

Der Kundendatensatz enthält die Mehrwertsteuer und die Historie

Das Land und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer jedes Kunden werden einmal erfasst – jede Rechnung für diesen Kunden berechnet automatisch den richtigen Satz.

Action: Das Land und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer jedes Kunden werden einmal im Kundendatensatz erfasst und nicht bei jeder Bestellung oder Rechnung erneut eingegeben.

Result: Wenn die Rechnung erstellt wird, werden der Mehrwertsteuersatz und der Grund dafür – Inland, Reverse Charge, Export – berechnet und niemals stillschweigend auf Null belassen.

Was ändert sich

Was dadurch entfernt wird.

Eine zweite Tabelle für Rechnungen

War: Das versendete Volumen wird auf einem Blatt verfolgt, die in Rechnung gestellten Beträge auf einem anderen, einmal im Monat manuell abgeglichen, normalerweise nachdem ein Kunde gefragt hat, warum die Zahlen nicht übereinstimmen. Jetzt wird die Rechnung direkt auf der Grundlage dessen erstellt, was tatsächlich für die Sendung ausgewählt wurde – dieselben Packungen, dieselben Nummern, kein zweites Blatt, das synchronisiert werden muss.

Schätzung des Mehrwertsteuersatzes

War: Jemand prüft von Hand das Land eines Kunden, schlägt den Tarif nach oder belässt ihn bei 0 % und hofft, dass niemand nach dem Grund fragt. Nun: In der Rechnung sind der Steuersatz und der Grund dafür angegeben, berechnet aus dem Land des Verkäufers und des Kunden sowie der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – und es wird abgelehnt, einen Steuersatz zu erfinden, über den es keine Aufzeichnungen gibt.

Erneutes Eintippen der DDS-Referenz in die Rechnung

War: Die Compliance-Referenz, die mit der Lieferung eingetroffen ist, wird handschriftlich auf die Ausgangspapiere kopiert, sofern sie überhaupt versendet werden. Jetzt: die Referenzkette, die bei begann Protokollaufnahme landet von selbst in der Rechnungszeile.

Spezifikation

Was wird aufgezeichnet, wo ist es sichtbar, was wird exportiert.

Bestellungen reservieren den Lagerbestand, Lieferungen bestätigen die DDS-Abdeckung, Rechnungen berechnen die Mehrwertsteuer – vom Kunden an die Kasse, jeweils ein Datensatz.

inventory.sawmillsmart.com/orders

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone — desktop

SawmillSmart Inventory — orders list on a phone

Bestellt Reservebestand

Linien nach Art, Abmessungen, Qualitätsklasse, benötigtem Volumen; Als Lagerbestand reservierte Packungen werden festgeschrieben und freigegeben, wenn sich die Bestellung ändert.

Versand bestätigt Abdeckung

Aggregierte DDS-Abdeckung für alles am Lkw – die Bestätigung einer unvollständigen Abdeckung erfordert eine ausdrückliche Bestätigung.

Rechnungsexport als PDF

In der eigenen Sprache der Organisation, mit der DDS-Referenz für jede Position und der automatisch berechneten Mehrwertsteuer.

Abschnitt „Ehrlichkeit“.

Was Bestellungen und Rechnungen nicht können – und warum wir nicht so tun, als ob dies der Fall wäre.

Wir versprechen keinen Liefertermin für Lagerbestände, die noch nicht vorhanden sind.

Durch das Reservieren von Packungen wird angezeigt, was durch Material abgedeckt wird, das sich derzeit bereits auf Ihrem Hof befindet. Es handelt sich dabei nicht um eine Prognose für die Produktion im nächsten Monat, und es gibt keine Berechnung der verfügbaren Verfügbarkeit. Ob Sie sich auf einen Termin für Holz festlegen können, das Sie noch nicht gefällt haben, ist immer noch eine Entscheidung desjenigen, der die Bestellung entgegennimmt, und keine Zahl, die das System für Sie berechnet.

Dies ist kein allgemeines Rechnungs- oder ERP-Modul.

Hier gibt es Bestellungen und Rechnungen, um Pakete abzuschließen, die beim Eingang begonnen und durch die Mühle transportiert wurden – eine Preisliste, eine Mehrwertsteuerregel pro Verkauf, eine Währung pro Organisation. Wenn Sie eine Rechnungsstellung für mehrere Entitäten, wiederkehrende Abonnements oder einen Debitoren-Workflow benötigen, der über ein Fälligkeitsdatum und einen bezahlten/unbezahlten Status hinausgeht, deckt dies nichts ab.

FAQ

Fragen zu Bestellungen und Rechnungen

Wie entscheidet das System, welcher Mehrwertsteuersatz erhoben wird?

Aus Ihrem Land und dem Ihres Kunden – nicht aufgrund einer Vermutung. Bei einem Inlandsverkauf wird Ihr eigener Standardtarif verwendet (oder der außer Kraft gesetzte Tarif Ihrer Organisation, falls Sie einen festgelegt haben). Bei einem Verkauf in ein anderes EU-Land, in dem der Kunde eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt hat, gilt eine Umkehrung der Steuerschuldnerschaft in Höhe von 0 %. Ein Verkauf außerhalb dieser Gruppe wird als Export behandelt. Wenn für Ihr Land überhaupt kein Standardzinssatz hinterlegt ist, weigert sich die Rechnung, einen Zinssatz von 0 % zu erstellen. Sie werden aufgefordert, zunächst einen Zinssatz festzulegen, da eine stillschweigend mit Null bewertete Rechnung schlechter ist als eine Rechnung, die zugibt, dies nicht zu wissen.

Was passiert, wenn bei einer Sendung ein Teil der DDS-Abdeckung fehlt?

Sie können es immer noch bestätigen, aber nicht stillschweigend. Auf dem Sendungsbildschirm wird vor der Bestätigung genau angezeigt, wie viel von dem, was Sie versenden, durch eine DDS-Referenz abgedeckt ist. Wenn die Abdeckung unvollständig ist, erfordert die Bestätigung eine ausdrückliche Anerkennung der Lücke, anstatt Sie entweder für immer zu blockieren oder sie unbemerkt passieren zu lassen.

Kann ich einem Kunden eine Rechnung stellen, ohne vorher eine Bestellung durchzugehen?

Ja. Die meisten Rechnungen werden direkt aus den Zeilen einer Bestellung erstellt und enthalten dieselben Arten, Abmessungen, Preise und DDS-Referenzen. Gegen eine einmalige Gebühr, die nie durch den Bestell- und Versandprozess fließt, ist jedoch auch eine eigenständige Rechnung mit eigenen benutzerdefinierten Zeilen verfügbar.

Sagt mir das System, ob ich heute einen Liefertermin für eine neue Bestellung zusagen kann?

Nein, noch nicht. Durch das Reservieren von Packungen wird angezeigt, was durch Material abgedeckt wird, das derzeit bereits auf Ihrem Hof vorhanden ist. Dabei handelt es sich nicht um eine Prognose für die zukünftige Produktion, und dahinter steht keine Verfügbarkeitsberechnung. Ob Sie sich auf einen Termin für Lagerbestände festlegen können, die Sie noch nicht abgebaut haben, ist immer noch eine Entscheidung desjenigen, der die Bestellung entgegennimmt.

Kann ich eine Rechnung als bezahlt markieren und sehen, wann?

Ja – der Status wechselt von „Entwurf“ zu „Gesendet“ zu „Bezahlt“, wobei ein Zahlungsdatum und eine Referenz dafür erfasst werden. Ein Wächter sitzt vor „Gesendet“: Das System prüft zunächst, ob Ihre Firmen- und Bankdaten ausgefüllt sind, denn eine fehlende Rechnung ist kein Dokument, mit dem Ihr Kunde tatsächlich bezahlen kann.

Die Rechnung weiß noch, von welcher Lieferung sie stammt.