- A Oświadczenie o należytej staranności (DDS) to deklaracja elektroniczna składana za pośrednictwem unijnego systemu TRACES przed wprowadzeniem produktów z drewna do obrotu w UE.
- Musi zawierać 8 kategorii informacji: tożsamość operatora, EORI, kod HS, opis produktu, ilość, kraj zbiorów, geolokalizacja wszystkich działek oraz wnioski z oceny ryzyka.
- Kto składa: „operator” – podmiot, który jako pierwszy wprowadza produkt na rynek. Jeśli Twój dostawca już złożył wniosek, jesteś operatorem niższego szczebla i po prostu przekazujesz numer referencyjny.
- Zatrzymanie: wszystkie zapisy DDS muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat.
- Kary za jego brak: kary do 4% rocznego obrotu UE, konfiskata produktów, wykluczenie z rynku.
- Termin: 30.12.2026 (duzi/średni operatorzy); 30 czerwca 2027 r. (mikro/mały).
Co to jest oświadczenie o należytej staranności?
Od dwóch lat w każdym biuletynie branżowym słyszeliście słowa „EUDR” i „należyta staranność”. Ale kiedy tak naprawdę usiądziesz zrobić coś, pierwsze pytanie jest konkretne: co dokładnie mam przesłać i gdzie?
Odpowiedzią jest oświadczenie o należytej staranności (DDS). To jest formalne oświadczenie elektroniczne które podmiot przedkłada za pośrednictwem unijnego systemu informacyjnego TRACES-NT, zanim produkt objęty nim – w tym tarcica, kłody, a nawet zrębki – zostanie wprowadzony na rynek UE lub z niego wywieziony.
DDS nie jest formą jednorazową. To jest wyjście trzyetapowego procesu, który rozporządzenie nazywa „należytą starannością”:
- Zbieranie informacji. Zbierz dane na temat produktu: czym jest, gdzie surowiec został zebrany, kiedy i przez kogo.
- Ocena ryzyka. Oceń, czy istnieje ryzyko, że produkt jest powiązany z wylesianiem (po 31 grudnia 2020 r.) lub został wyprodukowany nielegalnie.
- Ograniczanie ryzyka. Jeśli ryzyko nie jest nieistotne, podejmij dodatkowe kroki – niezależne audyty, kontrole zdjęć satelitarnych, weryfikację dostawcy – aż ryzyko stanie się znikome.
Dopiero po wykonaniu wszystkich trzech kroków – i uznaniu, że produkt jest zgodny – przesyłasz DDS. Pomyśl o tym jako potwierdzenie zgodności: dowód wykonania pracy, złożony w systemie, który władze mogą sprawdzić.
Kto dokonuje zgłoszenia: operator, handlowiec czy downstream?
EUDR tworzy trzy role. Twoje obowiązki – i to, czy w ogóle złożysz DDS – zależą od tego, kim jesteś.
| Rola | Definicja | Obowiązek DDS |
|---|---|---|
| Operatora | Podmiot, który pierwsze miejsca produkt na rynek UE (import) lub eksportuje go z UE. | Pełne due diligence + zgłoszenie DDS. Zbierasz dane, przeprowadzasz ocenę ryzyka i przesyłasz DDS w systemie TRACES. |
| Handlarz | Podmiot handlowy udostępniający na rynku produkt objęty ochroną po został już umieszczony przez operatora. | Brak zgłoszenia DDS. Gromadzisz i przechowujesz numer referencyjny DDS wyższego szczebla i przekazujesz go swoim klientom. |
| Dalszy operator | Podmiot wprowadzający do obrotu lub eksportujący produkt objęty już istniejącym DDS. | Brak zgłoszenia DDS. Rejestrujesz się w systemie, zbierasz numer referencyjny DDS i utrzymujesz identyfikowalność. Nie jest wymagana osobna analiza due diligence. |
4 scenariusze dotyczące tartaku — kto jest operatorem?
Abstrakcyjne definicje stają się konkretne, gdy porównasz je z tym, w jaki sposób tartaki faktycznie kupują drewno. Oto cztery najczęstsze konfiguracje:
| Scenariusz | Kto jest operatorem? | Twój obowiązek DDS |
|---|---|---|
| 1. Kłody kupujesz od stowarzyszenia właścicieli lasów lub firmy zajmującej się pozyskiwaniem drewna, która złożyła już DDS. | Stowarzyszenie/firma zakupowa | Dalszy operator. Zbierz i przechowuj numer referencyjny DDS. Żadnego zgłoszenia. |
| 2. Drewno na pniu kupujesz bezpośrednio od prywatnego właściciela lasu, który go posiada nie wniesiony. | Ty (tartak) | Operator.Dokonujesz pełnej należytej staranności i samodzielnie składasz DDS. |
| 3. Importujesz logi spoza UE. | Ty (importer) | Operator. Pełny DDS wymagany przed odprawą celną produktu. |
| 4. Zajmujesz się cięciem kontraktowym/płatnym – widziałeś drewno innej osoby w ramach usługi. | Właściciel drewna | Nie w zakresie. Produkcja usługowa nie jest wprowadzaniem na rynek. Bez DDS, bez obowiązku geolokalizacji. |
Większość tartaków w UE zalicza się do scenariusza 1 lub 2. Decydującym czynnikiem jest to, czy dostawca kłód już złożył wniosek. Zapytaj ich – na piśmie – przed grudniem 2026 r.
8 wymaganych pól (załącznik II)
Kiedy ty są operatora i konieczność złożenia DDS wymaga następujących informacji (zgodnie z rozporządzeniem 2023/1115, załącznik II):
| # | Pole | Co wpisać | Gdzie to dostaniesz |
|---|---|---|---|
| 1 | Nazwa i adres operatora | Nazwa prawna Twojej firmy, adres siedziby | Rejestracja firmy |
| 2 | Numer EORI | Numer rejestracyjny i identyfikacyjny przedsiębiorcy | Krajowy organ celny |
| 3 | Kod HS/CN | Kod Systemu Zharmonizowanego dla produktu (np. 4407 dla tarcicy) | Nomenklatura Scalona UE |
| 4 | Opis produktu | Opis tekstowy zawierający nazwę handlową, gatunek | Twoja dokumentacja handlowa |
| 5 | Ilość | Masa netto, objętość (m³) lub liczba jednostek | Dokumentacja dostaw/faktura |
| 6 | Kraj produkcji | Kraj, w którym pozyskano drewno | Deklaracja dostawcy / CoC |
| 7 | Geolokalizacja działek żniwnych | Punkt GPS (dla działek <4 ha) lub granice wielokątów (dla działek >4 ha) dla każdy działka żniwna | Dane dostawcy / gospodarki leśnej |
| 8 | Wnioski z oceny ryzyka | Twoja udokumentowana ocena, że ryzyko wylesiania/nielegalności jest znikome | Twój proces należytej staranności |
W systemie TRACES wskazuje się także data lub okres produkcji i może narysować obszary zbiorów na mapie, zbiorczo przesłać współrzędne lub ponownie wykorzystać dane o lokalizacji z poprzednich zgłoszeń.
Jak złożyć plik: TRACES krok po kroku
Opiera się on na unijnym systemie informacyjnym dotyczącym EUDR TRACES-NT — ta sama platforma, na której znajdują się świadectwa sanitarne i fitosanitarne. Oto przebieg procesu składania dokumentów:
- Zarejestruj swoją firmę w systemie TRACES-NT (konfiguracja jednorazowa). Będziesz potrzebować swojego numeru EORI i administratora firmy z kontem EU Login.
- Utwórz nowy DDS. Wybierz rodzaj produktu, podaj kod HS, opis produktu i ilość.
- Dodaj dane geolokalizacyjne. Trzy opcje: rysuj obszary na wbudowanej mapie, ręcznie wprowadzaj współrzędne lub przesyłaj zbiorczo (CSV/GeoJSON). Możesz także ponownie wykorzystać lokalizacje z poprzednich zgłoszeń DDS.
- Dokończ ocenę ryzyka. Udokumentuj swoje wnioski — ryzyko znikome lub istotne. Jeżeli nie jest to nieistotne, należy opisać podjęte środki łagodzące.
- Prześlij DDS. System generuje unikalny numer referencyjny. Numer ten towarzyszy produktowi w łańcuchu dostaw — należy go przekazać każdemu nabywcy na dalszym etapie.
Jeden DDS może pokryć wiele przesyłek i można je składać nawet co roku, jeśli produkty mają to samo pochodzenie i profil ryzyka. System obsługuje także m.in API maszyna-maszyna dla operatorów obsługujących duże wolumeny, którzy chcą zautomatyzować przesyłanie.
Uproszczona deklaracja dla małych/mikro producentów surowców
Jeśli jesteś mały lub mikro producent pierwotny (np. mały właściciel lasu sprzedający drewno okrągłe), możesz złożyć a uproszczona deklaracja zgodnie z załącznikiem III zamiast pełnego DDS. Kluczowa różnica: wymagania dotyczące geolokalizacji można spełnić za pomocą Twojego adres biznesowy zamiast danych GPS na poziomie działki, a Ty otrzymasz jednorazowy numer identyfikacyjny. To działa nie mają zastosowanie do tartaków lub handlowców – wyłącznie do producentów pierwotnych na poziomie lasów.
Co przechowywać i jak długo
EUDR wymaga zachowania całej dokumentacji dotyczącej należytej staranności co najmniej 5 lat od dnia wprowadzenia produktu do obrotu. Obejmuje to:
- Sam DDS (lub numer referencyjny, jeśli jesteś na dalszym etapie łańcucha dostaw)
- Dane geolokalizacyjne dla wszystkich działek żniwnych
- Deklaracje i certyfikaty dostawców (FSC/PEFC, dokumentacja legalności)
- Zapisy dotyczące oceny ryzyka i dowody łagodzące
- Dowody dostawy, faktury i zapisy ilościowe powiązane z DDS
Format jest elastyczny. Rozporządzenie nie narzuca konkretnego systemu przechowywania – papier, ERP, chmura lub dedykowane narzędzie do sprawdzania zgodności działają. Wymaganiem jest szybka możliwość odzyskania: jeżeli właściwy organ poprosi o DDS i dokumenty uzupełniające, należy je szybko przedstawić.
Do obróbki tartacznej 200 000 m3/rok u ponad 50 dostawców „szybkie odzyskiwanie” oznacza w praktyce system cyfrowy. Arkusze kalkulacyjne działają na małą skalę, ale psują się, gdy audytor prosi o prześledzenie pakietu nr 4,372 z powrotem do działki żniwnej i odniesienia do DDS.
Mini-Case: Skandynawski tartak do drewna iglastego
Prawdziwy tartak do drewna iglastego w Skandynawii — Roczny pobór ~80 000 m3, kupując od regionalnego stowarzyszenia właścicieli lasów i 12 prywatnych właścicieli lasów, sporządził mapę swoich obowiązków w zakresie DDS na pierwszy kwartał 2026 r.:
| Źródło | Udział wolumenowy | Kto składa DDS? | Obowiązek tartaku |
|---|---|---|---|
| Stowarzyszenie właścicieli lasów | ~70% | Stowarzyszenie (operator) | Dalszy ciąg: zbieranie i przechowywanie numeru referencyjnego DDS dla każdej dostawy |
| 12 prywatnych właścicieli lasów | ~30% | Tartak (pierwsze miejsce) | Operator: zbierz dane GPS od każdego właściciela, przeprowadź ocenę ryzyka, złóż DDS |
Wynik: dla 70% poboru praca tartaku ma charakter administracyjny — przechowuj numer referencyjny. W przypadku 30% tartak musiał opracować lekki proces pozyskiwania drewna: jednostronicowy formularz dla właścicieli lasów zawierający współrzędne GPS, gatunek i datę zbioru. W ciągu 8 tygodni wszystkich 12 właścicieli dostarczyło dane. W maju 2026 r. huta zgłosiła swój pierwszy DDS w systemie TRACES w ramach testu.
Najtrudniejsza część: wyjaśnianie prywatnym właścicielom lasów, dlaczego musieli dostarczać dane GPS — ten sam punkt tarcia, który widzieliśmy na każdym rynku. Jednostronicowy list wyjaśniający, wysłany wraz z umową zakupu, rozwiązał problem w przypadku 10 z 12 właścicieli. Pozostała dwójka potrzebowała telefonu.
Co się stanie, jeśli nie złożysz wniosku
EUDR nie jest wytyczną – to rozporządzenie mające podstawy do egzekwowania prawa. Kary są ustalane przez każde państwo członkowskie UE, ale muszą spełniać minimalny standard:
- Kary do wysokości co najmniej 4% rocznego obrotu UE. Jest to minimalny pułap; państwa członkowskie mogą ustalić wyższe.
- Konfiskata produktu — towary mogą zostać zatrzymane na granicy lub w miejscu sprzedaży.
- Czasowe wykluczenie z zamówień publicznych — kontrakty rządowe stają się niedostępne.
- Odpowiedzialność karna za poważne lub powtarzające się naruszenia, w zależności od prawa państwa członkowskiego.
The najbardziej bezpośrednie ryzyko operacyjne w przypadku większości tartaków nie jest to w porządku — to blokowanie wysyłki. Jeśli Twój produkt nie ma ważnego numeru referencyjnego DDS w urzędzie celnym, nie zostanie on rozliczony. Następują przestoje, opóźnienia w dostawach i utracone kontrakty.
Właściwe władze są już wyznaczany we wszystkich państwach członkowskich: BLE w Niemczech, Ruokavirasto w Finlandii, MITECO w Hiszpanii, Masaf we Włoszech, Skogsstyrelsen w Szwecji. Każdy z nich przeprowadzi kontrole i może w dowolnym momencie zażądać DDS i dokumentów uzupełniających w ciągu 5-letniego okresu przechowywania.
Co to NIE jest
- To nie jest formularz, który wypełniasz raz i zapominasz. Za każdym razem, gdy wprowadzasz na rynek nowy produkt z nowego źródła lub ze źródła, którego profil ryzyka uległ zmianie, potrzebujesz nowego lub zaktualizowanego DDS.
- Nie jest to zamiennik certyfikatu. DDS to zgłoszenie wymagane przepisami, a nie dobrowolna certyfikacja. Posiadanie certyfikatu FSC/PEFC pomaga w ocenie ryzyka, ale sam DDS jest Twoim obowiązkiem jako operatora. (Zobacz nasze Artykuł FSC vs EUDR dla pełnego zestawienia.)
- To nie jest porada prawna. Podsumowujemy publicznie dostępny tekst przepisów. W przypadku Twojego konkretnego łańcucha dostaw – zwłaszcza jeśli importujesz z krajów wysokiego ryzyka – skonsultuj się ze specjalistą ds. zgodności.
Lista kontrolna tygodnia 1
- Sklasyfikuj się. Dla każdego dostawcy określ: czy jesteś operatorem (pierwszym graczem) czy operatorem niższego szczebla? Zapisz to. W razie wątpliwości zapytaj dostawcę na piśmie, czy złożył lub planuje złożyć DDS.
- Zarejestruj się w systemie TRACES-NT. Idź do portalu TRACES-NT, utwórz profil swojej firmy i przypisz administratora firmy. Jest to bezpłatne i zajmuje około 30 minut.
- Uruchom Samokontrola EUDRaby zmapować, które z 8 wymaganych pól masz już w swoich rekordach.
- Wyślij prośbę o geolokalizację do wszelkich prywatnych dostawców, w przypadku których jesteś pierwszym graczem. Szablon: „Proszę podać współrzędne GPS (szer./dług.) każdego przedziału pozyskującego dostarczającego nam drewno.”
- Wybierz system prowadzenia rejestrów. Zdecyduj, gdzie będziesz przechowywać numery referencyjne DDS, dane geolokalizacyjne i oceny ryzyka przez 5 lat. Jeśli masz ponad 20 dostawców, arkusz kalkulacyjny nie będzie skalowany.
- Złóż testowy DDS. TRACES jest już otwarty. Prześlij deklarację testową dla jednej linii produktów, aby poznać interfejs przed grudniowym terminem, który spowoduje presję.
Często zadawane pytania
Co to jest oświadczenie o należytej staranności (DDS) w ramach EUDR?
DDS to formalna deklaracja elektroniczna, którą podmiot składa za pośrednictwem unijnego systemu informacyjnego TRACES przed wprowadzeniem produktu objętego do obrotu w UE lub jego eksportem. Potwierdza, że podmiot zakończył trzyetapowy proces due diligence (gromadzenie informacji, ocena ryzyka, łagodzenie ryzyka) oraz że produkt jest wolny od wylesiania i wyprodukowany legalnie.
Kto musi złożyć DDS – właściciel lasu, tartak czy kupujący?
Podmiot wprowadzający produkt jako pierwszy na rynek UE – „operator” – składa DDS. W przypadku drewna krajowego z UE jest to zazwyczaj właściciel lasu, stowarzyszenie właścicieli lasów lub przedsiębiorstwo zajmujące się pozyskiwaniem drewna, które jako pierwsze sprzedaje kłody na rynku. Jeśli Twój tartak kupuje od operatora, który już złożył wniosek, jesteś operatorem dalszego szczebla: otrzymujesz numer referencyjny DDS i przekazujesz go dalej, ale nie składasz samodzielnie nowego DDS.
Czy mój tartak musi złożyć DDS, jeśli kupuję wyłącznie drewno posiadające certyfikat krajowy?
Zależy to od tego, czy Twój dostawca już złożył wniosek. Jeśli kupujesz od stowarzyszenia właścicieli lasów lub firmy zaopatrzeniowej, która złożyła DDS przy pierwszym umieszczeniu, jesteś podmiotem na dalszym etapie łańcucha dostaw i musisz jedynie zebrać i przechowywać numer referencyjny. Jeśli jednak kupisz drewno na pniu bezpośrednio od prywatnego właściciela lasu, który nie złożył jeszcze wniosku, stajesz się osobą wystawiającą jako pierwszy i składasz DDS.
Co się stanie, jeśli nie złożę DDS w terminie?
Nie spełniasz wymagań. Każde państwo członkowskie UE ustala własne kary, ale rozporządzenie wymaga, aby były one „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające”, a maksymalna wysokość grzywien wynosi co najmniej 4% całkowitego rocznego obrotu operatora w UE. Dodatkowe sankcje obejmują konfiskatę produktów, tymczasowe wykluczenie z zamówień publicznych oraz odpowiedzialność karną za poważne lub powtarzające się naruszenia.
Czy jeden DDS może obejmować wiele przesyłek?
Tak. Pojedynczy DDS może obejmować wiele przesyłek, a nawet być składany raz w roku, pod warunkiem, że wszystkie objęte nim produkty spełniają wymagania (pozbawione wylesiania, legalne, z ważną geolokalizacją). Kluczem jest to, że każdy produkt wprowadzony na rynek jest objęty DDS – a nie, że każda przesyłka ma swój własny.
Jak długo muszę przechowywać dokumentację DDS?
Przynajmniej 5 lat od dnia wprowadzenia produktu do obrotu. Obejmuje to sam DDS, dane geolokalizacyjne, dokumentację dostawcy, zapisy oceny ryzyka i wszelkie dowody łagodzące. Format przechowywania jest elastyczny — nie jest wymagany żaden konkretny system — ale wymagana jest szybka możliwość odzyskania.
Czy system informacyjny UE (TRACES) już działa?
System został tymczasowo ograniczony od lutego 2026 r. i ponownie otwarty w czerwcu 2026 r., zapewniając podstawowe funkcje wymagane na mocy zmienionego rozporządzenia. Dodatkowe funkcje będą wdrażane latem 2026 r. Operatorzy mogą się rejestrować, tworzyć wersje robocze DDS i przesyłać je za pośrednictwem interfejsu internetowego lub interfejsu API maszyna-maszyna.
A co z cięciem kontraktowym — czy frezowanie wywołuje DDS?
Nie. Jeśli widziałeś drewno innej osoby w ramach usługi (cięcie kontraktowe/płatne), nie wprowadzasz produktu na rynek – robi to właściciel drewna. Produkcja usługowa wykracza poza zakres EUDR: brak DDS, brak obowiązku geolokalizacji na traku. Obowiązek pozostaje po stronie właściciela i sprzedawcy produktu.
- Parlament Europejski i Rada. Rozporządzenie (UE) 2023/1115 — pełny tekst rozporządzenia UE w sprawie wylesiania.
- Komisja Europejska. System informacyjny rozporządzenia w sprawie wylesiania — Status TRACES-NT i podręczniki użytkownika.
- Komisja Europejska. Wdrożenie EUDR — wytyczne i analizy porównawcze krajów.
- WpływZakupy. Należyta staranność EUDR: jak przygotować, udokumentować i złożyć zgodny DDS.
- TracExTech.Jak złożyć oświadczenie o należytej staranności dla EUDR.
- Fajny zestaw. Co to jest oświadczenie o należytej staranności EUDR? — przegląd i wskazówki dotyczące szablonów.
- Brama zgodności. Oświadczenia EUDR dotyczące należytej staranności: niezbędny przewodnik.
- BLE (Niemcy). EUDR-Sorgfaltspflicht w Überblick.
- Ruokavirasto (Finlandia). Często zadawane pytania: rozporządzenie w sprawie wylesiania (EUDR).
- SawmillSmart. EUDR dla tartaków: co się zmienia, kiedy i jak prowadzić dokumentację.
- SawmillSmart. Czy certyfikacja FSC obejmuje EUDR? 5 luk, które tartaki muszą zamknąć.