- A Sorgfaltserklärung (DDS) ist die elektronische Erklärung, die Sie über das TRACES-System der EU einreichen, bevor Sie Holzprodukte auf den EU-Markt bringen.
- Es muss enthalten 8 Informationskategorien: Betreiberidentität, EORI, HS-Code, Produktbeschreibung, Menge, Ernteland, Geolokalisierung aller Ernteflächen und Ihre Schlussfolgerung zur Risikobewertung.
- Wer reicht ein: der „Betreiber“ – das Unternehmen, das das Produkt als Erster auf den Markt bringt. Wenn Ihr Lieferant bereits einen Antrag gestellt hat, sind Sie ein nachgeschalteter Betreiber und geben einfach die Referenznummer weiter.
- Aufbewahrung: Alle DDS-Aufzeichnungen müssen mindestens aufbewahrt werden 5 Jahre.
- Strafen für das Versäumnis: Bußgelder bis zu 4 % des jährlichen EU-Umsatzes, Produktbeschlagnahme, Marktausschluss.
- Frist: 30. Dezember 2026 (große/mittlere Betreiber); 30. Juni 2027 (Mikro/Klein).
Was ist eine Sorgfaltserklärung?
In den letzten zwei Jahren haben Sie in jedem Branchen-Newsletter „EUDR“ und „Due Diligence“ gehört. Aber wenn man sich tatsächlich hinsetzt tun etwas, die erste Frage ist konkret: Was genau muss ich einreichen und wo?
Das Sorgfaltserklärung (DDS) ist die Antwort. Es ist das formelle elektronische Erklärung die ein Unternehmer über das TRACES-NT-Informationssystem der EU einreicht, bevor ein erfasstes Produkt – einschließlich Schnittholz, Baumstämmen und sogar Holzspänen – auf den EU-Markt gebracht oder aus diesem exportiert wird.
Das DDS ist kein einmaliges Formular. Es ist das Ausgabe eines dreistufigen Prozesses, den die Verordnung als „Due Diligence“ bezeichnet:
- Informationssammlung. Sammeln Sie Daten zum Produkt: was es ist, wo, wann und von wem das Rohmaterial geerntet wurde.
- Risikobewertung. Bewerten Sie, ob das Risiko besteht, dass das Produkt mit der Abholzung von Wäldern (nach dem 31. Dezember 2020) zusammenhängt oder illegal hergestellt wurde.
- Risikominderung. Wenn das Risiko nicht vernachlässigbar ist, ergreifen Sie zusätzliche Schritte – unabhängige Audits, Überprüfung von Satellitenbildern, Lieferantenüberprüfung –, bis das Risiko vernachlässigbar wird.
Erst wenn alle drei Schritte abgeschlossen sind – und Sie zu dem Schluss kommen, dass das Produkt konform ist – reichen Sie das DDS ein. Betrachten Sie es als die Compliance-Quittung: Nachweis, dass Sie die Arbeit ausgeführt haben, abgelegt in einem System, das die Behörden überprüfen können.
Wer reicht die Unterlagen ein: Betreiber, Händler oder nachgelagerte Unternehmen?
EUDR schafft drei Rollen. Ihre Pflichten – und ob Sie überhaupt ein DDS einreichen – hängen davon ab, wer Sie sind.
| Rolle | Definition | DDS-Pflicht |
|---|---|---|
| Betreiber | Das Wesen, das erste Plätze das Produkt auf den EU-Markt bringt (Import) oder es aus der EU exportiert. | Vollständige Due Diligence + DDS-Einreichung. Sie sammeln die Daten, führen die Risikobewertung durch und übermitteln das DDS in TRACES. |
| Händler | Ein kommerzielles Unternehmen, das ein abgedecktes Produkt auf dem Markt bereitstellt danach es wurde bereits von einem Bediener platziert. | Keine DDS-Einreichung. Sie erfassen und speichern die Upstream-DDS-Referenznummer und geben sie an Ihre Kunden weiter. |
| Nachgelagerter Betreiber | Ein Unternehmen, das ein Produkt auf den Markt bringt oder exportiert, das bereits durch ein bestehendes DDS abgedeckt ist. | Keine DDS-Einreichung. Sie registrieren sich im System, erfassen die Upstream-DDS-Referenznummer und sorgen für die Rückverfolgbarkeit. Keine gesonderte Due Diligence erforderlich. |
4 Sägewerksszenarien – Wer ist der Betreiber?
Die abstrakten Definitionen werden konkret, wenn man sie darauf abbildet, wie Sägewerke tatsächlich Holz kaufen. Hier sind die vier häufigsten Konfigurationen:
| Szenario | Wer ist der Betreiber? | Ihre DDS-Pflicht |
|---|---|---|
| 1. Sie kaufen Rundholz von einer Waldbesitzervereinigung oder einem Holzbeschaffungsunternehmen, das bereits ein DDS eingereicht hat. | Der Verband/Beschaffungsunternehmen | Nachgelagerter Betreiber. Erfassen und speichern Sie die DDS-Referenznummer. Keine Einreichung. |
| 2. Sie kaufen stehendes Holz direkt von einem privaten Waldbesitzer, der es hat nicht abgelegt. | Du (das Sägewerk) | Operator.Sie führen die vollständige Due-Diligence-Prüfung durch und reichen das DDS selbst ein. |
| 3. Sie importieren Protokolle von außerhalb der EU. | Du (der Importeur) | Operator. Vollständiges DDS erforderlich, bevor das Produkt den Zoll passiert. |
| 4. Sie machen Lohn-/Lohnsägen – Sie haben als Dienstleistung das Holz von jemand anderem gesägt. | Der Holzbesitzer | Nicht im Geltungsbereich. Die Dienstleistungsproduktion wird nicht auf den Markt gebracht. Kein DDS, keine Geolokalisierungspflicht für Sie. |
Die meisten Sägewerke in der EU fallen in Szenario 1 oder 2. Entscheidend ist, ob Ihr Rundholzlieferant bereits einen Antrag gestellt hat. Fragen Sie sie – schriftlich – vor Dezember 2026.
Die 8 Pflichtfelder (Anhang II)
Wenn du sind Für den Betreiber und für die Einreichung benötigt das DDS die folgenden Informationen (gemäß Verordnung 2023/1115, Anhang II):
| # | Feld | Was Sie eingeben müssen | Wo Sie es bekommen |
|---|---|---|---|
| 1 | Name und Adresse des Betreibers | Der offizielle Name und die registrierte Adresse Ihres Unternehmens | Firmenregistrierung |
| 2 | EORI-Nummer | Registrierungs- und Identifikationsnummer des Wirtschaftsteilnehmers | Nationale Zollbehörde |
| 3 | HS-/CN-Code | Harmonisierter Systemcode für das Produkt (z. B. 4407 für Schnittholz) | Kombinierte Nomenklatur der EU |
| 4 | Produktbeschreibung | Textbeschreibung einschließlich Handelsname und Art | Ihre kommerzielle Dokumentation |
| 5 | Menge | Nettogewicht, Volumen (m³) oder Anzahl der Einheiten | Liefer-/Rechnungsunterlagen |
| 6 | Produktionsland | Land, in dem das Holz geerntet wurde | Lieferantenerklärung / CoC |
| 7 | Geolokalisierung von Ernteflächen | GPS-Punkt (für Parzellen <4 ha) oder Polygongrenzen (für Parzellen >4 ha) für jeder Erntegrundstück | Lieferanten-/Waldbewirtschaftungsdaten |
| 8 | Fazit der Risikobewertung | Ihre dokumentierte Einschätzung, dass das Risiko der Abholzung/Illegalität vernachlässigbar ist | Ihr Sorgfaltsprüfung |
In TRACES geben Sie auch an Datum oder Zeitraum der Produktion und kann Erntegebiete auf einer Karte zeichnen, Koordinaten in großen Mengen hochladen oder Standortdaten aus früheren Übermittlungen wiederverwenden.
So archivieren Sie: TRACES Schritt für Schritt
Das EU-Informationssystem für EUDR baut darauf auf SPUREN-NT — Dieselbe Plattform, die auch für Gesundheits- und Pflanzenschutzzeugnisse verwendet wird. Hier ist der Einreichungs-Workflow:
- Registrieren Sie Ihr Unternehmen in TRACES-NT (einmalige Einrichtung). Sie benötigen Ihre EORI-Nummer und einen Unternehmensadministrator mit einem EU-Login-Konto.
- Erstellen Sie ein neues DDS. Wählen Sie den Produkttyp aus, geben Sie den HS-Code, die Produktbeschreibung und die Menge ein.
- Geolokationsdaten hinzufügen. Drei Optionen: Bereiche auf der integrierten Karte zeichnen, Koordinaten manuell eingeben oder in großen Mengen hochladen (CSV/GeoJSON). Sie können auch Standorte aus früheren DDS-Einreichungen wiederverwenden.
- Schließen Sie die Risikobewertung ab. Dokumentieren Sie Ihre Schlussfolgerung – vernachlässigbares oder nicht vernachlässigbares Risiko. Wenn dies nicht unerheblich ist, müssen Sie die ergriffenen Abhilfemaßnahmen beschreiben.
- Reichen Sie das DDS ein. Das System generiert eine eindeutige Referenznummer. Diese Nummer folgt dem Produkt durch die Lieferkette – geben Sie es an jeden nachgelagerten Käufer weiter.
Ein DDS kann abdecken mehrere Sendungen und kann sogar jährlich eingereicht werden, wenn die Produkte denselben Ursprung und dasselbe Risikoprofil aufweisen. Das System unterstützt auch a Maschine-zu-Maschine-API für Betreiber mit hohen Volumina, die die Übermittlung automatisieren möchten.
Vereinfachte Deklaration für kleine/kleinste Primärproduzenten
Wenn Sie ein sind kleiner oder kleinster Primärproduzent (z. B. ein kleiner Waldbesitzer, der Rundholz verkauft), können Sie einen Antrag stellen vereinfachte Erklärung gemäß Anhang III anstelle des vollständigen DDS. Hauptunterschied: Die Geolokalisierungsanforderung kann mit Ihrem erfüllt werden Geschäftsadresse anstelle von GPS-Daten auf Parzellenebene, und Sie erhalten eine einmalige Identifikationsnummer. Das geht nicht gelten für Sägewerke oder Händler – nur für Primärproduzenten auf Waldebene.
Was und wie lange aufzubewahren ist
EUDR verlangt, dass Sie alle Due-Diligence-Dokumente aufbewahren mindestens 5 Jahre ab dem Datum, an dem das Produkt auf den Markt gebracht wurde. Dazu gehört:
- Das DDS selbst (oder die Referenznummer, wenn Sie nachgelagert sind)
- Geolokalisierungsdaten für alle Ernteparzellen
- Lieferantenerklärungen und Zertifikate (FSC/PEFC, Legalitätsdokumente)
- Aufzeichnungen zur Risikobewertung und Nachweise zur Risikominderung
- Lieferscheine, Rechnungen und Mengenaufzeichnungen, die mit dem DDS verknüpft sind
Format ist flexibel. Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Speichersystem vor – Papier, ERP, Cloud oder ein spezielles Compliance-Tool funktionieren alle. Die Anforderung ist schnelle Wiederauffindbarkeit: Wenn eine zuständige Behörde ein DDS und die dazugehörigen Unterlagen anfordert, müssen Sie diese schnell vorlegen.
Für eine Sägewerksverarbeitung 200.000 m³/Jahr Bei über 50 Lieferanten bedeutet „schnelle Auffindbarkeit“ faktisch ein digitales System. Tabellenkalkulationen funktionieren in kleinem Maßstab, aber sie scheitern, wenn ein Prüfer Sie auffordert, Paket Nr. 4.372 auf die Erntefläche und die DDS-Referenz zurückzuführen.
Mini-Case: Ein nordisches Nadelholz-Sägewerk
Ein echtes Nadelholz-Sägewerk in Skandinavien – ~80.000 m³ Jahresaufnahme, Kauf von einem regionalen Waldbesitzerverband und 12 privaten Waldbesitzern – hat seine DDS-Verpflichtungen im ersten Quartal 2026 festgelegt:
| Quelle | Volumenanteil | Wer reicht das DDS ein? | Verpflichtung des Sägewerks |
|---|---|---|---|
| Waldbesitzervereinigung | ~70 % | Der Verein (Betreiber) | Nachgelagert: Sammeln und Speichern der DDS-Referenznummer pro Lieferung |
| 12 private Waldbesitzer | ~30 % | Das Sägewerk (Erstplatzierer) | Betreiber: GPS-Daten von jedem Eigentümer sammeln, Risikobewertung durchführen, DDS einreichen |
Ergebnis: Für 70 % der Einnahmen ist die Arbeit des Sägewerks administrativer Natur – hinterlegen Sie eine Referenznummer. Für 30 % musste das Sägewerk einen einfachen Aufnahmeprozess aufbauen: ein einseitiges Formular für Waldbesitzer mit GPS-Koordinaten, Arten und Erntedatum. Innerhalb von 8 Wochen hatten alle 12 Eigentümer die Daten bereitgestellt. Testweise reichte das Werk im Mai 2026 sein erstes DDS in TRACES ein.
Der schwierigste Teil: Erläuterung privater Waldbesitzer, warum sie GPS-Daten bereitstellen müssen – der gleiche Reibungspunkt, den wir in jedem Markt gesehen haben. Ein einseitiges Erläuterungsschreiben, das dem Kaufvertrag beigefügt war, löste das Problem für 10 von 12 Eigentümern. Die anderen beiden brauchten einen Anruf.
Was passiert, wenn Sie nicht einreichen?
Bei der EUDR handelt es sich nicht um eine Richtlinie, sondern um eine Verordnung mit Durchsetzungskraft. Die Strafen werden von jedem EU-Mitgliedstaat festgelegt, müssen jedoch einen Mindeststandard erfüllen:
- Bußgelder bis zu mindestens 4 % des EU-Jahresumsatzes. Dies ist die Mindestobergrenze; Die Mitgliedsstaaten können einen höheren Betrag festlegen.
- Produktbeschlagnahme — Waren können an der Grenze oder am Verkaufsort beschlagnahmt werden.
- Vorübergehender Ausschluss von der öffentlichen Auftragsvergabe – Regierungsaufträge werden tabu.
- Strafrechtliche Haftung bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen, abhängig vom Recht des Mitgliedsstaates.
Die unmittelbarstes Betriebsrisiko Bei den meisten Sägewerken handelt es sich nicht um eine Strafe, sondern um eine Versandsperre. Wenn Ihr Produkt beim Zoll keine gültige DDS-Referenz hat, wird es nicht freigegeben. Liegegelder, verspätete Lieferungen und verlorene Verträge sind die Folge.
Zuständige Behörden sind bereits benannt in allen Mitgliedstaaten: BLE in Deutschland, Ruokavirasto in Finnland, MITECO in Spanien, Masaf in Italien, Skogsstyrelsen in Schweden. Jeder führt Kontrollen durch und kann innerhalb der 5-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit Ihr DDS und die dazugehörigen Dokumente anfordern.
Was das NICHT ist
- Dies ist kein Formular, das Sie einmal ausfüllen und dann vergessen. Jedes Mal, wenn Sie ein neues Produkt aus einer neuen Quelle oder aus einer Quelle, deren Risikoprofil sich geändert hat, auf den Markt bringen, benötigen Sie ein neues oder aktualisiertes DDS.
- Dies ist kein Ersatz für die Zertifizierung. Bei einem DDS handelt es sich um eine behördliche Einreichung, nicht um eine freiwillige Zertifizierung. FSC/PEFC hilft Ihnen bei der Risikobewertung, aber das DDS selbst ist Ihre Pflicht als Betreiber. (Siehe unsere Artikel FSC vs. EUDR für die vollständige Aufschlüsselung.)
- Dies ist keine Rechtsberatung. Wir fassen öffentlich zugängliche Regulierungstexte zusammen. Für Ihre spezifische Lieferkette – insbesondere wenn Sie aus Hochrisikoländern importieren – wenden Sie sich an einen Compliance-Spezialisten.
Checkliste für Woche 1
- Klassifizieren Sie sich. Bestimmen Sie für jeden Lieferanten: Sind Sie der Betreiber (Erstlieferant) oder ein nachgelagerter Betreiber? Schreiben Sie es auf. Im Zweifelsfall fragen Sie den Lieferanten schriftlich, ob er ein DDS eingereicht hat oder dies plant.
- Registrieren Sie sich in TRACES-NT. Gehe zum TRACES-NT-Portal, erstellen Sie Ihr Firmenprofil und weisen Sie einen Firmenadministrator zu. Dies ist kostenlos und dauert ca. 30 Minuten.
- Führen Sie das aus EUDR-Selbstcheckum zuzuordnen, welche der 8 Pflichtfelder Sie bereits in Ihren Unterlagen haben.
- Senden Sie eine Geolokalisierungsanfrage an alle privaten Lieferanten, bei denen Sie der Erstlieferant sind. Vorlage: „Bitte geben Sie GPS-Koordinaten (Breite/Länge) für jedes Erntefach an, das uns Holz liefert.“
- Wählen Sie ein Aufzeichnungssystem. Entscheiden Sie, wo Sie DDS-Referenznummern, Geolokalisierungsdaten und Risikobewertungen 5 Jahre lang speichern. Wenn Sie mehr als 20 Lieferanten haben, lässt sich eine Tabelle nicht skalieren.
- Reichen Sie ein Test-DDS ein. TRACES ist jetzt geöffnet. Reichen Sie eine Testerklärung für eine Produktlinie ein, um die Schnittstelle kennenzulernen, bevor die Frist im Dezember Druck erzeugt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Sorgfaltserklärung (DDS) gemäß EUDR?
Ein DDS ist die formelle elektronische Erklärung, die ein Unternehmer über das TRACES-Informationssystem der EU einreicht, bevor er ein erfasstes Produkt auf den EU-Markt bringt oder exportiert. Es bestätigt, dass der Betreiber den dreistufigen Sorgfaltsprüfung (Informationssammlung, Risikobewertung, Risikominderung) abgeschlossen hat und dass das Produkt frei von Abholzung ist und legal hergestellt wurde.
Wer muss ein DDS einreichen – der Waldbesitzer, das Sägewerk oder der Käufer?
Das Unternehmen, das das Produkt erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringt – der „Betreiber“ – reicht das DDS ein. Bei heimischem EU-Holz ist dies in der Regel der Waldbesitzer, die Waldbesitzervereinigung oder das Holzbeschaffungsunternehmen, das das Rundholz zunächst kommerziell vertreibt. Wenn Ihr Sägewerk von einem Betreiber kauft, der bereits einen Antrag gestellt hat, sind Sie ein nachgelagerter Betreiber: Sie erhalten die DDS-Referenznummer und geben sie weiter, reichen aber selbst keinen neuen DDS ein.
Muss mein Sägewerk ein DDS einreichen, wenn ich nur inländisches zertifiziertes Holz kaufe?
Es hängt davon ab, ob Ihr Lieferant bereits einen Antrag gestellt hat. Wenn Sie bei einem Waldbesitzerverband oder Beschaffungsunternehmen kaufen, das das DDS bei der ersten Platzierung eingereicht hat, sind Sie ein nachgelagerter Betreiber und müssen nur die Referenznummer erfassen und speichern. Wenn Sie jedoch stehendes Holz direkt von einem privaten Waldbesitzer kaufen, der es nicht angemeldet hat, sind Sie der erste Holzanleger – und melden das DDS an.
Was passiert, wenn ich ein DDS nicht fristgerecht einreiche?
Sie sind nicht konform. Jeder EU-Mitgliedsstaat legt seine eigenen Strafen fest, die Verordnung schreibt jedoch vor, dass diese „wirksam, verhältnismäßig und abschreckend“ sein müssen, mit Höchststrafen von mindestens 4 % des gesamten EU-Jahresumsatzes des Betreibers. Zu den weiteren Sanktionen zählen die Beschlagnahmung von Produkten, der vorübergehende Ausschluss von der öffentlichen Auftragsvergabe sowie die strafrechtliche Verantwortlichkeit bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen.
Kann ein DDS mehrere Sendungen abdecken?
Ja. Ein einziges DDS kann mehrere Sendungen abdecken und sogar einmal pro Jahr eingereicht werden, solange alle darin enthaltenen Produkte die Anforderungen erfüllen (frei von Abholzung, legal, mit gültiger Geolokalisierung). Der Schlüssel liegt darin, dass jedes auf den Markt gebrachte Produkt durch ein DDS abgedeckt ist – nicht, dass jede Lieferung ein eigenes DDS hat.
Wie lange muss ich DDS-Aufzeichnungen aufbewahren?
Zumindest 5 Jahre ab dem Datum, an dem das Produkt auf den Markt gebracht wurde. Dazu gehören das DDS selbst, Geolokalisierungsdaten, Lieferantendokumentation, Risikobewertungsaufzeichnungen und jegliche Nachweise zur Risikominderung. Das Speicherformat ist flexibel – es ist kein bestimmtes System vorgeschrieben – aber eine schnelle Abrufbarkeit ist erforderlich.
Ist das EU-Informationssystem (TRACES) bereits betriebsbereit?
Das System wurde ab Februar 2026 vorübergehend eingeschränkt und im Juni 2026 mit den gemäß der überarbeiteten Verordnung erforderlichen Kernfunktionen wieder geöffnet. Zusätzliche Funktionalitäten werden bis zum Sommer 2026 eingeführt. Betreiber können sich registrieren, DDS-Entwürfe erstellen und über die Webschnittstelle oder die Machine-to-Machine-API einreichen.
Was ist mit Lohnsägen – löst Lohnfräsen ein DDS aus?
Nein. Wenn Sie das Holz einer anderen Partei als Dienstleistung gesehen haben (Auftrags-/Lohnsägen), bringen Sie das Produkt nicht auf den Markt, sondern der Holzeigentümer. Die Dienstleistungsproduktion liegt außerhalb des Geltungsbereichs der EUDR: kein DDS, keine Geolokalisierungspflicht für den Säger. Die Verpflichtung verbleibt bei der Partei, die das Produkt besitzt und verkauft.
- Europäisches Parlament und Rat. Verordnung (EU) 2023/1115 – Volltext der EU-Entwaldungsverordnung.
- Europäische Kommission. Informationssystem der Entwaldungsverordnung — TRACES-NT-Status und Benutzerhandbücher.
- Europäische Kommission. EUDR-Implementierung — Leitfäden und Länder-Benchmarking.
- ImpactBuying. EUDR Due Diligence: So erstellen, dokumentieren und übermitteln Sie ein konformes DDS.
- TracExTech.So reichen Sie eine Sorgfaltserklärung für EUDR ein.
- Coolset. Was ist eine EUDR-Sorgfaltserklärung? – Übersicht und Vorlagenanleitung.
- ComplianceGate. EUDR-Sorgfaltserklärungen: Ein wesentlicher Leitfaden.
- BLE (Deutschland). EUDR-Sorgfaltspflicht im Überblick.
- Ruokavirasto (Finnland). FAQ: Entwaldungsverordnung (EUDR).
- SawmillSmart. EUDR für Sägewerke: Was ändert sich, wann und wie werden Aufzeichnungen geführt?.
- SawmillSmart. Deckt die FSC-Zertifizierung EUDR ab? 5 Lücken, die Sägewerke schließen müssen.